Dispõe sobre a documentação necessária para o encaminhamento à Gerência-Geral de Finanças e Contabilidade – GFC – de processos de despesa realizados no âmbito da Assembleia Legislativa.

O diretor-geral da Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, no uso de suas atribuições,

RESOLVE:

Art. 1º – Os processos de despesa serão encaminhados à Gerência-Geral de Finanças e Contabilidade – GFC – pelas áreas demandantes da contratação, mediante preenchimento de formulário “Processo de Pagamento de Despesa” disponível na intranet, acompanhado de nota fiscal eletrônica ou documento equivalente, observados, na hipótese de:

I – contratação de serviços com cessão de mão de obra ou empreitada, inclusive em regime temporário, e contratação de demais serviços de qualquer natureza, o destaque, na nota fiscal ou documento equivalente, dos valores das retenções tributárias e previdenciárias, observados as legislações aplicáveis em cada situação específica e o limite mínimo estabelecido pela Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB – para recolhimento em documento de arrecadação;

II – aquisição de materiais de consumo ou permanente, o “Relatório de Detalhes de Nota Fiscal” gerado pelo Portal de Compras de Minas Gerais e o destaque na nota fiscal ou documento equivalente do valor da retenção do imposto de renda, nos termos da legislação vigente;

III – contratação de serviço prestado por contribuinte individual, o formulário a que se refere o caput conterá, entre outras, as seguintes informações:

a) número de identificação social – NIS – ou número de identificação do trabalhador – NIT – no Instituto Nacional do Seguro Social – INSS – ou número de inscrição no Programa de Integração Social – PIS – ou no Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público – Pasep;

b) data de nascimento;

c) informação de que foi comprovada a regularidade dos dados cadastrais no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial;

d) código de ocupação, de acordo com a Classificação Brasileira de Ocupações – CBO – do Ministério do Trabalho e Emprego;

e) informações acerca da declaração, conforme modelo constante em instrução normativa da RFB, para fins de redução ou isenção da retenção da contribuição social previdenciária.

(Vide art. 7º da Ordem de Serviço da ALMG nº 2, de 4/3/2024.)

§ 1º – Os valores das retenções deverão estar destacados nas respectivas notas fiscais nos termos das legislações aplicáveis a cada caso específico.

§ 2º – As informações baseadas na documentação do processo de despesa previsto na hipótese do inciso III do caput será utilizada para fins de:

I – retenção e recolhimento de 11% (onze por cento) da remuneração a ser paga, a título de contribuição previdenciária, observado o limite máximo do salário de contribuição;

II – recolhimento de 20% (vinte por cento) sobre o valor bruto da contratação, a título de contribuição previdenciária a cargo da Assembleia Legislativa;

III – inclusão do beneficiário nas informações para o eSocial.

§ 3º – Os processos de despesa serão encaminhados à GFC com antecedência mínima de cinco dias em relação ao vencimento do prazo de pagamento estipulado no contrato, salvo quando prevalecer prazo menor em decorrência:

I – das hipóteses de cessão de mão de obra com incidência de retenção de contribuição previdenciária, quando o encaminhamento se dará:

a) no mesmo mês da emissão da nota fiscal, preferencialmente; ou

b) com antecedência mínima de três dias úteis em relação ao décimo quinto dia do mês seguinte ao da emissão da nota fiscal, impreterivelmente;

II – da hipótese prevista no inciso III do caput do art. 1º, quando o encaminhamento se dará no mesmo mês de liquidação da despesa pelo gestor do contrato, com antecedência mínima de dois dias úteis do encerramento desse mês.

§ 4º – Serão incluídas no campo “Informações Complementares” do formulário disponível na intranet:

I – declaração de verificação da autenticidade da nota fiscal e das informações relacionadas à verificação da Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, com o tipo de certidão, especificando se é negativa ou positiva com efeitos de negativa; a data e hora de sua emissão; a data de sua validade e o código de controle da certidão;

II – informações importantes ou imprescindíveis para o registro da liquidação da despesa.

§ 5º – A Gerência de Análise de Processos de Despesa, vinculada à GFC, poderá orientar o preenchimento com as informações previstas no inciso II do § 4º.

Art. 2º – Os documentos relacionados à fiscalização da execução contratual, as certidões negativas de débitos relativos a créditos tributários e dívida ativa e os documentos de natureza previdenciária e tributária necessários à liquidação ou ao recebimento provisório ou definitivo ficarão registrados no Sistema Eletrônico de Informações – SEI – sob a responsabilidade das áreas demandantes da contratação, observados os prazos da tabela de temporalidade e destinação de documentos.

§ 1º – Na hipótese de contratação de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra, caberá à Gerência de Apoio à Gestão Contratual, vinculada à Diretoria de Infraestrutura – DIF –, realizar a guarda, no SEI, da documentação relativa à fiscalização administrativa, observado o inciso III do § 2º, em conformidade com a política arquivística da Assembleia Legislativa, nos termos do inciso V do caput do art. 127 da Deliberação da Mesa nº 2.821, de 13 de julho de 2023.

§ 2º – A área demandante da contratação registrará no SEI, além do documento fiscal ou equivalente, os seguintes documentos:

I – para processos de aquisição de material permanente ou de consumo, a Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União;

II – para serviços diversos sem cessão de mão de obra ou empreitada, a Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União e outros documentos previstos em regulamento, conforme o caso;

III – para demais serviços com cessão de mão de obra ou empreitada, inclusive em regime temporário, e para serviço de transporte de passageiros, exceto o intermediado por sociedade cooperativa:

a) a cópia da Relação de Empregados – RE – constante no programa do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social – Sefip – e cópia da respectiva Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS – e de Informações à Previdência Social – Gfip – relativa aos prestadores de serviço que ficaram à disposição da Assembleia Legislativa no período a que se refere o faturamento ou documento equivalente disponibilizado pelos sistemas federais de Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais – EFD-Reinf –, Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos – DCTFWeb –, Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte – Ecac –; e

b) a Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União;

§ 3º – Além dos documentos mencionados nos §§ 1º e 2º, a Gerência de Apoio à Gestão Contratual ou a área gestora do contrato, conforme o caso, também se responsabilizarão pela guarda e registro, no SEI, de todos os documentos, comunicações e termos produzidos, enviados ou recebidos, relacionados à fiscalização e gestão do contrato que possam ser utilizados para dirimir dúvidas, comprovar, esclarecer ou elucidar o recebimento provisório e definitivo nos termos da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, e a liquidação da despesa, nos termos da Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964.

§ 4º – Para fins do registro previsto no caput, o gestor do contrato é responsável pela elaboração, coleta de assinaturas e arquivamento do termo de recebimento definitivo no SEI, observando-se, nos casos previstos, a competência da comissão de recebimento pela elaboração do respectivo termo.

Art. 3º – Os contratos realizados sob o regime jurídico das Leis Federais nºs 8.666, de 21 de junho de 1993; e 10.520, de 17 de julho de 2002, permanecem regidos pela Ordem de Serviço da Diretoria-Geral – DGE – nº 2, de 7 de abril de 2022, observado o disposto no parágrafo único.

Parágrafo único – Os contratos a que se refere o caput com prorrogação a partir de 1º de setembro de 2023 terão seus processos de despesa regidos por esta ordem de serviço a partir de 1º de janeiro de 2024.

Art. 4º – O formulário “Processo de Pagamento de Despesa” a que se refere o caput do art. 1º será assinado, conjuntamente, pelos titulares dos órgãos a que se referem os incisos III e IV do caput do art. 1º da Resolução nº 5.198, de 21 de maio de 2001, envolvidos no processo.

Art. 5º – Findos os contratos realizados sob o regime jurídico das Leis Federais nºs 8.666, de 1993; e 10.520, de 2002, fica revogada a Ordem de Serviço DGE nº 2, de 2022, sem prejuízo dos efeitos por ela produzidos.

Art. 6º – Esta ordem de serviço entra em vigor na data de sua publicação, produzindo efeitos a partir de 1º de janeiro de 2024.

Palácio da Inconfidência, 14 de dezembro de 2023.

Cristiano Felix dos Santos Silva, diretor-geral.

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Data da última atualização: 5/3/2024.