Altera a Ordem de Serviço nº 1, de 28 de abril de 2009, que estabelece procedimentos para programação e organização de viagens no âmbito da Assembleia Legislativa, e a Ordem de Serviço nº 2, de 22 de junho de 2012, que estabelece procedimentos internos para a programação de viagem de servidor por meio da utilização de veículo exclusivo da Assembleia Legislativa e define competências e deveres de órgãos e servidores participantes do processo, e dá outras providências.

O Presidente, o 1º-Secretário e o Diretor-Geral da Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, no uso de suas atribuições,

RESOLVEM:

Art. 1º – O art. 1º, o caput e o § 1º do art. 2º, os arts. 3º, 4º e o § 2º do art. 6º da Ordem de Serviço nº 1, de 28 de abril de 2009, passam a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 1º – A Assembleia Legislativa contratará empresas para a prestação de serviços necessários à realização de viagem que não sejam prestados por órgão da própria Assembleia.

Parágrafo único – Para a realização de viagem a que se refere o caput deste artigo, a Gerência de Suporte a Eventos, subordinada à Gerência-Geral de Suporte Logístico – GSL –, credenciará servidor para solicitar os serviços à empresa contratada.

Art. 2º – A solicitação dos serviços para a realização de viagem de servidor e de convidado a participar de atividade institucional promovida pela Assembleia Legislativa será encaminhada, por meio do formulário constante do Anexo desta ordem de serviço, à Diretoria-Geral – DGE –, à qual compete:

I – em caso de viagem nacional, autorizar a viagem e encaminhar a solicitação à GSL;

II – em caso de viagem internacional, encaminhar a solicitação ao Presidente e/ou ao 1º-Secretário para autorização da viagem e posterior encaminhamento à GSL.

§ 1º – A solicitação de serviços referentes à viagem de servidor responsável pelo acompanhamento de trabalhos de comissão permanente ou temporária, no exercício de atividades das comissões, poderá ser feita pelo Presidente da respectiva comissão.

(...)

Art. 3º – Para a realização de viagem a que se refere o caput do art. 2º desta ordem de serviço, compete à Gerência de Suporte a Eventos:

I – adquirir passagem aérea ou terrestre;

II – reservar hotel e alugar veículo no Município de destino;

III – providenciar seguro de viagem, no caso de viagem internacional;

IV – conferir e adequar as solicitações das reservas de passagens e de hotel, atestar a liquidação da despesa relativa aos serviços realizados, instruir o processo para as providências relativas ao pagamento e encaminhá-lo à Gerência-Geral de Finanças e Contabilidade – GFC –;

V – encaminhar à GFC cópias de solicitações de reembolso de bilhetes não utilizados, quando for o caso;

VI – providenciar, no caso de viagem internacional, o reembolso ao usuário das despesas com hospedagem, quando não for possível o faturamento;

VII – providenciar o cancelamento de passagem aérea e de reserva de hotel, quando for o caso.

§ 1º – Para fins de aquisição de passagens aéreas, a Gerência de Suporte a Eventos, observados a data, o horário do voo e a companhia aérea quando for o caso, fará pesquisa, por meio do sistema operacional de reserva e emissão de bilhetes aéreos, em sítios eletrônicos especializados em busca de passagens de menor preço ou em sítios eletrônicos das companhias aéreas, para aquisição na menor tarifa ofertada, preferencialmente para voos diretos, e informação à agência de viagens contratada sobre os dados para compra e emissão do bilhete aéreo.

§ 2º – Para fins de solicitação de serviços de reserva de hotéis e locação de veículos, a Gerência de Suporte a Eventos, observados os requisitos definidos pela Assembleia Legislativa, fará pesquisa em sítios eletrônicos especializados em hospedagem e locação de veículos, em sítios eletrônicos de hotéis ou locadoras ou por telefone, para busca do preço da diária de hotel ou da diária de veículo na localidade de destino, com ou sem motorista, e informação à agência de viagens contratada sobre os valores pesquisados das diárias que servirão de parâmetro de preço de mercado para a aquisição desses serviços.

§ 3º – Para os fins da liquidação da despesa a que se refere o inciso IV do caput deste artigo, a Gerência de Suporte a Eventos encaminhará à GFC formulário com os resultados das pesquisas de que tratam os §§ 1º e 2º e o demonstrativo dos respectivos valores dos serviços efetivamente contratados, contendo, entre outras, as seguintes informações:

I – especificação do serviço: passagem ou hospedagem;

II – nome do usuário do serviço;

III – descrição do evento relacionado à viagem;

IV – data da passagem ou período da hospedagem;

V – nome da companhia aérea ou do hotel;

VI – valor da(s) passagem(s) ou da(s) diária(s);

VII – meio de consulta utilizado para verificação de preço de referência de mercado;

VIII – valor do preço de referência de mercado encontrado;

IX – observações ou esclarecimentos, se necessários;

X – nome e matrícula do servidor responsável pelas informações.

Art. 4º – Se a solicitação de viagem tiver como finalidade a participação em treinamentos ou cursos, ela será feita, em formulário próprio, à Gerência-Geral de Gestão de Pessoas – GGP –, que, após examinar a solicitação, a encaminhará à DGE para autorização e posterior encaminhamento à GSL, para a contratação dos serviços de viagem.

(...)

Art. 6º – (...)

§ 2º – A reserva de hotéis para a hospedagem de servidores será feita preferencialmente em quartos individuais.".

Art. 2º – A Ordem de Serviço nº 1, de 2009, passa a vigorar acrescida do Anexo constante do Anexo desta ordem de serviço.

Art. 3º – O art. 2º, o caput e os §§ 2º e 3º do art. 3º, o art. 4º, o caput e o § 1º do art. 5º, os arts. 6º, 7º, o caput do art. 8º, o § 1º do art. 10, o § 2º do art. 11 e o art. 13 da Ordem de Serviço nº 2, de 22 de junho de 2012, passam a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 2º – A Gerência de Suporte a Eventos, subordinada à Gerência-Geral de Suporte Logístico – GSL –, é a instância responsável por articular o planejamento e a organização das viagens de servidores e convidados a participar de atividade institucional, a partir do recebimento das informações necessárias por parte do órgão responsável pelo evento fora da sede da Assembleia e dos demais órgãos cujos servidores sejam integrantes da equipe de viagem, observado o disposto no art. 6º desta ordem de serviço.

Art. 3º – Em cada veículo estará presente um coordenador, responsável pela interlocução entre a Gerência de Suporte a Eventos, o motorista e os servidores ocupantes do veículo, escolhido conforme a seguinte ordem de precedência:

I – um servidor do órgão responsável pelo evento que motiva a viagem;

II – um servidor da Gerência de Relações Públicas; ou

III – um jornalista da Gerência-Geral de Imprensa e Divulgação – GID – ou um repórter da Gerência-Geral de Rádio e Televisão – GTV.

(...)

§ 2º – A escolha do coordenador entre os servidores a que se refere o inciso III do caput deste artigo será feita por meio de rodízio controlado pela Gerência de Suporte a Eventos.

§ 3º – O coordenador do veículo poderá fazer uso do telefone corporativo que se encontra no veículo para se comunicar com a Gerência de Suporte a Eventos, com a Gerência de Transportes ou com outro órgão da Assembleia Legislativa quando necessário.

Art. 4º – Cada veículo disporá de formulário de avaliação da viagem para registro de ocorrências relativas a transporte, hospedagem e demais condições da viagem, que será recolhido pelo coordenador, ao final da viagem, e entregue à Gerência de Suporte a Eventos.

(...)

Art. 5º – O órgão responsável pelo evento institucional que motiva a viagem fica encarregado de repassar aos outros órgãos participantes e à Gerência de Suporte a Eventos, com antecedência de, no mínimo, dez dias, as especificações sobre o local do evento e as informações necessárias à programação da viagem.

§ 1º – Cada um dos órgãos participantes da viagem fica responsável por:

I – informar à Gerência de Suporte a Eventos, com antecedência de, no mínimo, sete dias, nome e telefone celular dos respectivos servidores que participarão da viagem;

II – manter atualizadas as listas de servidores segurados até o dia vinte e cinco de cada mês, a fim de garantir a validade do seguro a partir do primeiro dia do mês subsequente.

(...)

Art. 6º – Compete à Gerência de Suporte a Eventos:

I – definir, em parceria com a Gerência de Transportes, as datas e os horários de saída e de retorno, o tipo e a quantidade de veículos necessários para o deslocamento e o atendimento da equipe de viagem, a ocupação dos veículos e as demais condições de transporte;

II – avaliar a possibilidade de utilização de outros meios de transporte e providenciá-los quando necessário;

III – solicitar providências para hospedagem da equipe quando necessário;

IV – consolidar e repassar informações sobre a viagem para os órgãos e os servidores participantes;

V – consolidar as informações constantes dos formulários de avaliação de viagem e encaminhá-las para a Diretoria de Infraestrutura – DIF –, a fim de que esta dê conhecimento aos órgãos competentes para as providências cabíveis quando for o caso.

Art. 7º – Compete à Gerência de Transportes:

I – cuidar da manutenção e da revisão periódica da frota, conforme recomendação dos fabricantes;

II – manter atualizadas, nos veículos, as informações referentes à sua manutenção e prestar informações adicionais quando forem solicitadas;

III – gerir a alocação de veículos para as viagens;

IV – cuidar da orientação de motoristas e da contratação de condutores;

V – oferecer, nos veículos, envelopes contendo formulários de avaliação de viagem.

Art. 8º – Compete ao coordenador do veículo:

I – informar-se previamente sobre a programação da viagem e propor ajustes, se for o caso, em conjunto com a Gerência de Suporte a Eventos;

II – autorizar a partida do veículo, tanto na saída para a viagem quanto no retorno a Belo Horizonte, conforme horários predefinidos com a Gerência de Suporte a Eventos, responsabilizando-se, em conjunto com o motorista, por sua alteração quando necessário e pela comunicação da alteração aos demais servidores participantes da viagem;

III – organizar as paradas durante a viagem, em conjunto com o motorista e os demais servidores ocupantes do veículo;

IV – comunicar à equipe eventuais ajustes na programação e no trajeto da viagem;

V – coordenar a utilização do veículo na cidade onde acontecerá o evento, observado o disposto no art. 11 desta ordem de serviço;

VI – oferecer aos servidores ocupantes de cada veículo formulário de avaliação da viagem;

VII – preencher o formulário de avaliação da viagem, visando ao aprimoramento do processo de sua organização;

VIII – recolher os formulários de avaliação preenchidos pelos demais servidores e pelo motorista e encaminhá-los, juntamente com seu próprio formulário, à Gerência de Suporte a Eventos;

IX – verificar e assinar o formulário da GSL sobre a carga horária da viagem.

(...)

Art. 10 – (...)

§ 1º – Caso não se sinta apto a seguir viagem, o motorista entrará em contato com a Gerência de Transportes, que tomará as providências necessárias e comunicará os novos procedimentos ao coordenador do veículo.

(...)

Art. 11 – (...)

§ 2º – A utilização dos veículos para as atividades previstas nos incisos do caput deste artigo dependerá de sua disponibilidade em cada caso, respeitadas as orientações do titular do órgão responsável pelo evento, da Gerência de Suporte a Eventos e do coordenador.

(...)

Art. 13 – Em caso de incidentes ou eventuais sinistros durante a viagem, o motorista ou o coordenador do veículo entrarão em contato com a Gerência de Transportes e seguirão as orientações recebidas, responsabilizando-se por comunicar aos demais servidores os procedimentos a serem observados.".

Art. 4º – Fica revogada a Ordem de Serviço nº 2, de 17 de maio de 2000.

Art. 5º – Esta ordem de serviço entra em vigor na data de sua publicação.

Palácio da Inconfidência, 25 de março de 2013.

Deputado Dinis Pinheiro

Presidente

Deputado Dilzon Melo

1º-Secretário

Eduardo Vieira Moreira

Diretor-Geral

ANEXO

(a que se refere o art. 2º da Ordem de Serviço nº 2, de 25 de março de 2013)

“ANEXO

(a que se refere o art. 2º da Ordem de Serviço nº 1, de 28 de abril de 2009)