Estabelece procedimentos para programação e organização de viagens no âmbito da Assembleia Legislativa.

(Vide Ordem de Serviço nº 2, de 22/6/2012.)

O Presidente e o 1º-Secretário da Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, no uso de suas atribuições, em especial da que lhes confere o art. 1º da Deliberação da Mesa nº 2.389, de 12 de março de 2007,

RESOLVEM:

Art. 1º – A Assembleia Legislativa contratará empresas para a prestação de serviços necessários à realização de viagem que não sejam prestados por órgão da própria Assembleia.

Parágrafo único – Para a realização de viagem a que se refere o caput deste artigo, a Gerência de Suporte a Eventos, subordinada à Gerência-Geral de Suporte Logístico – GSL –, credenciará servidor para solicitar os serviços à empresa contratada.

(Artigo com redação dada pelo art. 1º da Ordem de Serviço nº 2, de 25/3/2013.)

Art. 2º – A solicitação dos serviços para a realização de viagem de servidor e de convidado a participar de atividade institucional promovida pela Assembleia Legislativa será encaminhada, por meio do formulário constante do Anexo desta ordem de serviço, à Diretoria-Geral – DGE –, à qual compete:

I – em caso de viagem nacional, autorizar a viagem e encaminhar a solicitação à GSL;

II – em caso de viagem internacional, encaminhar a solicitação ao Presidente e/ou ao 1º-Secretário para autorização da viagem e posterior encaminhamento à GSL.

(Caput com redação dada pelo art. 1º da Ordem de Serviço nº 2, de 25/3/2013.)

§ 1º – A solicitação de serviços referentes à viagem de servidor responsável pelo acompanhamento de trabalhos de comissão permanente ou temporária, no exercício de atividades das comissões, poderá ser feita pelo Presidente da respectiva comissão.

(Parágrafo com redação dada pelo art. 1º da Ordem de Serviço nº 2, de 25/3/2013.)

§ 2º – A passagem aérea será adquirida em classe econômica.

Art. 3º – Para a realização de viagem a que se refere o caput do art. 2º desta ordem de serviço, compete à Gerência de Suporte a Eventos:

I – adquirir passagem aérea ou terrestre;

II – reservar hotel e alugar veículo no Município de destino;

III – providenciar seguro de viagem, no caso de viagem internacional;

IV – conferir e adequar as solicitações das reservas de passagens e de hotel, atestar a liquidação da despesa relativa aos serviços realizados, instruir o processo para as providências relativas ao pagamento e encaminhá-lo à Gerência-Geral de Finanças e Contabilidade – GFC –;

V – encaminhar à GFC cópias de solicitações de reembolso de bilhetes não utilizados, quando for o caso;

VI – providenciar, no caso de viagem internacional, o reembolso ao usuário das despesas com hospedagem, quando não for possível o faturamento;

VII – providenciar o cancelamento de passagem aérea e de reserva de hotel, quando for o caso.

§ 1º – Para fins de aquisição de passagens aéreas, a Gerência de Suporte a Eventos, observados a data, o horário do voo e a companhia aérea quando for o caso, fará pesquisa, por meio do sistema operacional de reserva e emissão de bilhetes aéreos, em sítios eletrônicos especializados em busca de passagens de menor preço ou em sítios eletrônicos das companhias aéreas, para aquisição na menor tarifa ofertada, preferencialmente para voos diretos, e informação à agência de viagens contratada sobre os dados para compra e emissão do bilhete aéreo.

§ 2º – Para fins de solicitação de serviços de reserva de hotéis e locação de veículos, a Gerência de Suporte a Eventos, observados os requisitos definidos pela Assembleia Legislativa, fará pesquisa em sítios eletrônicos especializados em hospedagem e locação de veículos, em sítios eletrônicos de hotéis ou locadoras ou por telefone, para busca do preço da diária de hotel ou da diária de veículo na localidade de destino, com ou sem motorista, e informação à agência de viagens contratada sobre os valores pesquisados das diárias que servirão de parâmetro de preço de mercado para a aquisição desses serviços.

§ 3º – Para os fins da liquidação da despesa a que se refere o inciso IV do caput deste artigo, a Gerência de Suporte a Eventos encaminhará à GFC formulário com os resultados das pesquisas de que tratam os §§ 1º e 2º e o demonstrativo dos respectivos valores dos serviços efetivamente contratados, contendo, entre outras, as seguintes informações:

I – especificação do serviço: passagem ou hospedagem;

II – nome do usuário do serviço;

III – descrição do evento relacionado à viagem;

IV – data da passagem ou período da hospedagem;

V – nome da companhia aérea ou do hotel;

VI – valor da(s) passagem(s) ou da(s) diária(s);

VII – meio de consulta utilizado para verificação de preço de referência de mercado;

VIII – valor do preço de referência de mercado encontrado;

IX – observações ou esclarecimentos, se necessários;

X – nome e matrícula do servidor responsável pelas informações.

(Artigo com redação dada pelo art. 1º da Ordem de Serviço nº 2, de 25/3/2013.)

Art. 4º – Se a solicitação de viagem tiver como finalidade a participação em treinamentos ou cursos, ela será feita, em formulário próprio, à Gerência-Geral de Gestão de Pessoas – GGP –, que, após examinar a solicitação, a encaminhará à DGE para autorização e posterior encaminhamento à GSL, para a contratação dos serviços de viagem.

(Artigo com redação dada pelo art. 1º da Ordem de Serviço nº 2, de 25/3/2013.)

Art. 5º – Compete ao usuário:

I – solicitar os serviços com antecedência mínima de três dias, ressalvados os casos extraordinários de comprovada urgência, em formulário próprio, no qual deverão constar os dados do usuário, a justificativa da viagem e as datas e os horários de saída e retorno;

II – comunicar o cancelamento da viagem, se for o caso, ao setor competente com, no mínimo, vinte e quatro horas de antecedência;

III – utilizar a mesma companhia aérea em caso de remarcação de vôo.

Parágrafo único – O usuário fica responsável pelo cumprimento dos serviços conforme autorizados, arcando com o ônus decorrente de modificações posteriores sem a devida autorização.

Art. 6º – A reserva de hotéis obedecerá às seguintes condições:

I – a hospedagem será confirmada por "voucher", emitido pela prestadora de serviço, a ser apresentado no hotel reservado;

II – a Assembleia efetuará o pagamento somente do valor referente às diárias de hospedagem, não se responsabilizando pelas despesas extras.

§ 1º – O usuário deverá ressarcir o valor correspondente à parte da diária não utilizada quando a data de retorno da viagem for antecipada.

§ 2º – A reserva de hotéis para a hospedagem de servidores será feita preferencialmente em quartos individuais.

(Parágrafo com redação dada pelo art. 1º da Ordem de Serviço nº 2, de 25/3/2013.)

Art. 7º – Os casos omissos serão avaliados pelo Diretor-Geral e submetidos à apreciação do Presidente e/ou do 1º-Secretário.

Art. 8º – Fica revogada a Ordem de Serviço nº 1, de 16 de maio de 2001.

Art. 9º – Esta ordem de serviço entra em vigor na data de sua publicação, retroagindo seus efeitos a 1º de janeiro de 2009.

Palácio da Inconfidência, em 28 de abril de 2009.

Deputado Alberto Pinto Coelho

Presidente

Deputado Dinis Pinheiro

1º-Secretário

ANEXO

(a que se refere o art. 2º da Ordem de Serviço nº 1, de 28 de abril de 2009)

ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MINAS GERAIS FORMULÁRIO PARA SOLICITAÇÃO DE TRANSPORTE AÉREO, TERRESTRE E HOSPEDAGEM	1 Requisição nº ....... /..... Data: .../.../...
2 – Órgão solicitante: ................................................................. Titular: ..................................................................... Ramal: .............. Matrícula: ............
3 – Especificações: serviço solicitado: .......................................................................................................................... Servidor responsável pelo evento que motiva a viagem: ............................................................ Usuário(s): ..................................................................................................................................... .................................................................... Origem: ................................... Destino: ........................ Data de saída: .......... /.......... /.......... Data de retorno: .......... /.......... /..........
4 – Motivo da viagem: ........................................................................................................................................................
5 – Data: .......... /.......... /.......... Assinatura do titular da Gerência-Geral ou do Presidente de Comissão Permanente ou Temporária: _____________________________________________ De acordo (do titular da Diretoria, Procuradoria-Geral ou Secretaria-Geral da Mesa): _____________________________________________ De acordo (do Diretor-Geral): _____________________________________________ À Gerência-Geral de Suporte Logístico, para as providências necessárias. Em ..../...../.....

(Anexo acrescentado pelo art. 2º da Ordem de Serviço nº 2, de 25/3/2013.)

(Vide art. 2º da Ordem de Serviço nº 2, de 25/3/2013.)

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Data da última atualização: 1º/4/2013.)