Estabelece a política estadual de arquivos.

O GOVERNADOR DO ESTADO DE MINAS GERAIS,

O Povo do Estado de Minas Gerais, por seus representantes, decretou e eu, em seu nome, promulgo a seguinte Lei:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1° A política estadual de arquivos, que compreende as ações do Estado relacionadas com a produção, a classificação, o uso, a destinação, o acesso e a preservação de arquivos públicos e privados, atenderá ao disposto nesta Lei.

Parágrafo único. Para os fins desta Lei, considera-se arquivo o conjunto de documentos de qualquer natureza produzidos e recebidos por pessoa natural ou jurídica, qualquer que seja o suporte da informação.

Art. 2° A política estadual de arquivos tem como objetivos:

I – fortalecer a rede de instituições arquivísticas públicas;

II – assegurar a adequada administração dos documentos públicos;

III – preservar o patrimônio arquivístico público e privado de interesse público e social;

IV – atender às demandas informacionais do Estado para apoiar o processo decisório;

V – assegurar o acesso às informações contidas nos arquivos, observadas as disposições legais;

VI – promover o reconhecimento dos arquivos como recursos fundamentais para o desenvolvimento do Estado e da sociedade;

VII – contribuir para a promoção da transparência do poder público por meio da documentação de suas ações;

VIII – garantir o livre fluxo de informações entre o Estado e a sociedade;

IX – proteger o direito individual à privacidade na prestação das informações contidas nos arquivos;

X – incentivar o uso de arquivos como fonte de pesquisa e de informação científica e tecnológica;

XI – promover a adoção de inovações e o intercâmbio de informações científicas e tecnológicas na área arquivística;

XII – contribuir para a constituição e a preservação da memória estadual e da nacional;

XIII – apoiar tecnicamente a constituição e a manutenção de arquivos nos Municípios;

XIV – estimular a participação da sociedade na constituição de arquivos públicos e privados de interesse social.

Art. 3° A política estadual de arquivos será coordenada pelo Conselho Estadual de Arquivos – CEA –, órgão colegiado de natureza deliberativa, normativa, propositiva e consultiva, ao qual compete estabelecer normas técnicas de organização dos arquivos públicos e dos arquivos privados de interesse público e social.

§ 1° Integram o CEA representantes das instituições arquivísticas públicas estaduais e de instituições da sociedade, na forma do regulamento.

§ 2° O CEA instituirá câmaras temáticas para dar suporte às ações de sua competência.

Art. 4° Para os fins desta Lei, são documentos:

I – correntes os que se conservam nas instituições de origem em razão de sua vigência e de seu uso para fins administrativos, legais e fiscais;

II – intermediários os que, originários dos documentos correntes, mantêm valores prescricionais e precaucionais e, por essa razão, aguardam destinação, até que possam ser eliminados ou recolhidos para guarda permanente;

III – permanentes os que, originários dos documentos intermediários, são definitivamente preservados devido a seu valor informativo ou probatório.

§ 1° Os documentos permanentes de valor probatório, a que se refere o inciso III do caput deste artigo, são os que dizem respeito à origem, à estrutura e ao funcionamento de instituição ou registram informações sobre pessoa natural.

§ 2° Os documentos permanentes de valor informativo, a que se refere o inciso III do caput deste artigo, são os que contêm informações relevantes para a pesquisa histórica, cultural ou científica.

Art. 5° Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à produção, à classificação, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou a seu recolhimento para guarda permanente.

Art. 6° Os documentos permanentes constituem o patrimônio arquivístico-documental de Minas Gerais.

Art. 7° Os documentos permanentes são inalienáveis, e a sua guarda, imprescritível.

CAPÍTULO II

DOS ARQUIVOS PÚBLICOS

Art. 8° São arquivos públicos aqueles cujos documentos tenham sido produzidos ou recebidos pelos órgãos e pelos Poderes do Estado, bem como pelas entidades por ele constituídas.

Parágrafo único. Para os efeitos desta Lei, consideram-se arquivos públicos, além dos previstos no caput deste artigo, os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por entidade privada prestadora de serviço público.

Art. 9° A gestão dos arquivos públicos cabe ao poder público, que manterá órgãos especializados e garantirá os recursos indispensáveis à guarda e à conservação dos documentos.

Art. 10. A gestão, o recolhimento, a guarda permanente, a preservação e a garantia de acesso aos documentos públicos, bem como a implementação da política estadual de arquivos, competem às instituições arquivísticas públicas estaduais, no âmbito de sua esfera de atuação.

Parágrafo único. A gestão de documentos públicos será coordenada pelas instituições arquivísticas públicas em conjunto com os órgãos e as entidades que lhes deram origem, no âmbito de sua esfera de atuação.

Art. 11. São instituições arquivísticas públicas de Minas Gerais os arquivos mantidos pelos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, pelo Ministério Público e pelo Tribunal de Contas do Estado.

Art. 12. Serão constituídas comissões de avaliação de documentos de arquivo em cada unidade administrativa dos órgãos e dos Poderes do Estado, nas entidades por ele constituídas, bem como nas entidades privadas prestadoras de serviço público, sob a coordenação da instituição arquivística pública responsável, com o objetivo de selecionar os documentos de guarda permanente e os que, destituídos de valores probatório e informativo, deverão ser eliminados.

Parágrafo único. As comissões a que se refere o caput deste artigo elaborarão os instrumentos técnicos de gestão de documentos, os quais serão submetidos à aprovação das instituições arquivísticas competentes.

Art. 13. A eliminação de documentos públicos depende da aprovação das instituições arquivísticas públicas a que se refere o art. 11 desta Lei.

Art. 14. Serão publicados no órgão oficial do Estado os editais de eliminação de documentos, com a divulgação dos prazos decorrentes da aplicação das tabelas de temporalidade dos órgãos a que os documentos pertencem.

Parágrafo único. Os interessados nos documentos a serem eliminados terão prazo de trinta a quarenta e cinco dias, nos termos de regulamento, para manifestarem sua discordância em relação à medida ou para requererem desmembramento de documentos ou cópias de peças de processos.

Art. 15. É assegurado a todos o acesso aos documentos públicos, salvo aqueles considerados sigilosos, nos termos da legislação vigente.

Art. 16. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou ao esclarecimento de situação pessoal da parte.

CAPÍTULO III

DOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 17. São privados os arquivos cujos documentos tenham sido produzidos ou recebidos por pessoa natural ou jurídica de direito privado, exceto os previstos no parágrafo único do art. 8°.

Art. 18. Arquivos privados poderão ser declarados de interesse público e social, mediante parecer do CEA aprovado pela autoridade competente no âmbito dos Poderes Executivo, Legislativo ou Judiciário, do Ministério Público ou do Tribunal de Contas do Estado.

Art. 19. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil são considerados de interesse público e social.

Art. 20. A declaração de que um arquivo privado é de interesse público e social não implica a transferência do acervo para guarda em instituição arquivística pública nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e pela preservação do acervo.

Parágrafo único. O acesso aos documentos de arquivo privado de interesse público e social dependerá de autorização expressa de seu proprietário ou possuidor.

Art. 21. Os arquivos privados de interesse público e social poderão ser depositados, a título revogável, ou doados, a título irrevogável, a instituição arquivística do Estado de Minas Gerais.

Art. 22. Os arquivos privados declarados de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Art. 23. O Estado incentivará a proteção e o acesso aos arquivos privados de interesse público e social.

Art. 24. A perda acidental, total ou parcial, de arquivo privado de interesse público e social será comunicada ao CEA por seu proprietário ou detentor.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25. O poder público manterá cadastro centralizado e atualizado dos arquivos públicos e dos arquivos privados de interesse público e social do Estado.

Art. 26. A destruição ou a adulteração de documento de valor permanente sujeitam o responsável a penalidades administrativas, civis e criminais, nos termos da legislação em vigor.

Art. 27. Na hipótese de cessação das atividades de órgão ou entidade responsável pela guarda e pela gestão de documentos arquivísticos públicos e privados de interesse público, o acervo será transferido à instituição sucessora ou recolhido em instituição arquivística pública da mesma esfera de competência.

Art. 28. Ficam revogados os arts. 26 a 40 da Lei n° 11.726, de 30 de dezembro de 1994.

Art. 29. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Palácio Tiradentes, em Belo Horizonte, aos 11 de janeiro de 2011; 223º da Inconfidência Mineira e 190º da Independência do Brasil.

ANTONIO AUGUSTO JUNHO ANASTASIA

Danilo de Castro

Maria Coeli Simões Pires

Renata Maria Paes de Vilhena