Dispõe sobre diretrizes e procedimentos relativos ao posicionamento institucional da Assembleia Legislativa nos meios digitais.

A Mesa da Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, no uso de suas atribuições, em especial da prevista no inciso V do caput do art. 79 do Regimento Interno,

considerando a política de comunicação da Assembleia Legislativa, estabelecida pela Deliberação da Mesa nº 2.621, de 29 de junho de 2015;

considerando que, para a implementação do Direcionamento Estratégico da Assembleia Legislativa para o biênio de 1º de fevereiro de 2019 a 1º de fevereiro de 2021, uma das prioridades é a melhoria do relacionamento do Parlamento com a sociedade, com ênfase na utilização de práticas e canais de interação, comunicação e participação em meio digital;

considerando o desenvolvimento da ação denominada Presença Digital, com o objetivo de definir estratégias e ações institucionais para o posicionamento da Assembleia Legislativa nos meios digitais,

DELIBERA:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º – Para fins desta deliberação, consideram-se:

I – canal de domínio próprio: plataforma, ferramenta, tecnologia ou serviço presencial ou remoto, fornecido, normatizado e controlado pela Assembleia Legislativa, que visa à aproximação da sociedade com a instituição por meio de mecanismos de relacionamento, participação ou interação;

II – rede social digital: plataforma, ferramenta, tecnologia ou serviço baseado na internet, fornecido, normatizado e controlado por terceiros, que permite a produção, o compartilhamento e a discussão de informações para uma ampla audiência de pessoas e organizações, conectadas por vários tipos de relações, com potencial para colaboração, interação e engajamento;

III – conta institucional: cadastro de órgão da Assembleia Legislativa como usuário em redes sociais digitais para o alcance de objetivos e públicos específicos;

IV – parametrização: adição de parâmetros a uma URL para registrar dados de relatórios sobre uma campanha publicitária na internet ou para identificar o tráfego proveniente de uma newsletter ou um e-mail específico;

V – publicação: inserção de textos, vídeos, imagens, arquivos de áudio ou links nas redes sociais digitais;

VI – monitoramento: coleta, classificação e análise de comportamentos online para identificar características, reações e sentimentos dos públicos e produzir relatórios para embasar as decisões dos gestores;

VII – reação: ato de comentar, compartilhar, responder, avaliar ou seguir contas, publicações ou comentários nas redes sociais digitais.

CAPÍTULO II

DAS DIRETRIZES

Art. 2º – São diretrizes relativas ao posicionamento institucional da Assembleia Legislativa nos meios digitais:

I – parlamentares em foco: valorizar o protagonismo dos parlamentares nas atividades do Poder Legislativo, como fontes ou destinatários das ações;

II – tradução do Poder Legislativo: desenvolver conteúdos e soluções que promovam a compreensão, a proximidade e a valorização das atividades do Poder Legislativo entre seus públicos;

III – educação para a cidadania: ser referência em conteúdos sobre política, políticas públicas e educação para a cidadania, a fim de fortalecer a democracia;

IV – interação e escuta: ampliar e aprimorar a interação e o relacionamento com cidadãos, por meio da escuta ativa e da participação, observando-se a necessidade da regionalização;

V – usabilidade e acessibilidade: buscar soluções intuitivas, focadas nos públicos envolvidos e adequadas às demandas de pessoas com deficiência;

VI – inovação: priorizar soluções inovadoras que aprimorem a interação com os públicos e a qualidade da gestão;

VII – ações com intenção: definir iniciativas a partir do mapeamento de objetivos, interesses e públicos envolvidos e avaliá-las mediante monitoramento;

VIII – ação em rede: planejar e executar ações considerando oportunidades e riscos da propagação dos conteúdos em rede e da celeridade e tempestividade dos meios digitais;

IX – integração e parceria: desenvolver iniciativas integradas por meio de parcerias estratégicas entre os atores da Assembleia e com outras instituições.

CAPÍTULO III

DAS POLÍTICAS DE USO

Art. 3º – Observadas as diretrizes elencadas no art. 2º e a política de comunicação da Assembleia Legislativa, conforme o disposto na Deliberação da Mesa nº 2.621, de 29 de junho de 2015, ficam estabelecidas as políticas de uso institucional das seguintes modalidades de comunicação dirigida e de interação com públicos:

I – e-mail marketing;

II – WhatsApp;

III – contas institucionais em redes sociais digitais.

Seção I

Do E-Mail Marketing

Art. 4º – O e-mail marketing poderá ser utilizado pela Assembleia Legislativa como forma de comunicação dirigida com o público interno ou externo, observados os seguintes critérios e procedimentos:

I – planejamento de conteúdo, periodicidade e formato de envios, de acordo com a estratégia de comunicação e os objetivos propostos;

II – envio de conteúdo adequado aos públicos, segmentados por grupos de interesses definidos;

III – envio restrito a cidadãos que tenham se cadastrado nos bancos de contatos institucionais e concordado em receber esse tipo de mensagem para determinado fim;

IV – vinculação a uma página de destino, preferencialmente no Portal Assembleia;

V – disponibilização de link ou texto explicativo para eventual cancelamento do cadastro.

Parágrafo único – O uso de email marketing pela Assembleia Legislativa, inclusive em relação à compra de listas de contatos, seguirá as determinações previstas na Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD –, em especial quanto à necessidade de permissão do cidadão para captação e uso de seus dados pessoais e quanto ao direito de removê-los dos cadastros institucionais a qualquer tempo.

Art. 5º – Os links inseridos no e-mail marketing serão parametrizados pela Gerência de Comunicação em Mídias Digitais, subordinada à Gerência-Geral de Imprensa e Divulgação – GID –, considerando-se os objetivos a serem alcançados, conforme o planejamento de comunicação, a fim de possibilitar a criação de fluxo de monitoramento dos resultados obtidos com o envio.

Art. 6º – Os titulares dos órgãos da Assembleia Legislativa a que se referem os incisos II, III e IV do caput do art. 1º da Resolução nº 5.198, de 21 de maio de 2001, que pretendam utilizar e-mail marketing deverão apresentar projeto específico à Diretoria de Comunicação Institucional – DCI – que observe os critérios e procedimentos previstos no art. 4º.

Seção II

Do WhatsApp

Art. 7º – O WhatsApp poderá ser utilizado pela Assembleia Legislativa como forma de comunicação dirigida e interação com públicos, nas seguintes modalidades de difusão e interação:

I – grupos com interação: para envios a partir dos quais os integrantes possam trocar mensagens entre si e interagir publicamente com a Assembleia, preferencialmente para articulação em projetos interinstitucionais;

II – canais de participação: para envio de mensagens, informações, críticas ou sugestões sobre iniciativas específicas por meio do número de contato divulgado;

III – listas de transmissão: para envio do mesmo conteúdo a vários usuários;

IV – mensagens personalizadas: para envio de conteúdo individualizado.

Art. 8º – Para a utilização do WhatsApp, serão observados os seguintes critérios e procedimentos:

I – uso orientado para a oferta de conteúdo em tempo real e com alto potencial de entrega;

II – definição da modalidade de difusão e interação entre as previstas no caput do art. 7º;

III – definição dos tipos de conteúdos, horários, situações e periodicidade de envio conforme o objetivo determinado;

IV – envio restrito a cidadãos com quem a Assembleia já mantenha relacionamento institucional e que tenham demonstrado disposição em interagir por meio do aplicativo;

V – uso de número de telefone celular institucional;

VI – definição da identidade visual de listas de transmissão ou grupos criados pela Assembleia, conforme previsão no planejamento de comunicação;

VII – apresentação da logomarca da Assembleia Legislativa, conforme determina o Manual de Utilização da Marca da Assembleia;

VIII – vinculação a uma página de destino para comunicações feitas por meio de links;

IX – encaminhamento do usuário a páginas da Assembleia Legislativa ou a redes sociais institucionais a partir de links encurtados, com uso de códigos embutidos, que permitam o rastreamento de acessos;

X – criação de fluxo de monitoramento dos resultados obtidos;

XI – disponibilização de orientações ao usuário sobre como interromper o recebimento de conteúdos;

XII – previsão sobre a forma de encerramento da interação com usuários, grupos ou listas.

§ 1º – Os grupos a que se refere o inciso I do caput do art. 7º contarão com moderador e política de interação e de resposta predefinidos, ficando estabelecidos quais assuntos serão respondidos no grupo e a forma de encaminhamento de demandas que ultrapassem seu escopo.

§ 2º – Mensagens enviadas à Assembleia Legislativa em resposta a conteúdos difundidos e interações realizadas nas formas previstas nos incisos II, III e IV do caput do art. 7º serão direcionadas a canais institucionais de interação específicos ou já existentes, conforme o caso.

§ 3º – A definição de acordos ou procedimentos e a troca de documentos por meio do WhatsApp serão formalizadas por e-mail e os arquivos correspondentes serão mantidos na rede da Assembleia, para fins de preservação das informações e do histórico das decisões.

Art. 9º – Os titulares dos órgãos da Assembleia Legislativa a que se referem os incisos II, III e IV do caput do art. 1º da Resolução nº 5.198, de 21 de maio de 2001, que pretendam criar, manter e gerir grupo de WhatsApp deverão apresentar projeto específico à DCI que observe os critérios e procedimentos previstos no art. 8º.

§ 1º – A participação de servidor da Assembleia em grupos institucionais de WhatsApp dependerá de indicação do titular de seu órgão de lotação, estabelecendo-se o âmbito de sua atuação e a articulação de sua participação com as demais ações previstas para meios digitais.

§ 2º – O servidor atuará como representante da Assembleia Legislativa, ainda que utilize conta pessoal.

§ 3º – O encerramento de grupos ou listas de WhatsApp será comunicado pelo órgão responsável à DCI por meio de relatório, observado o disposto no inciso X do caput do art. 8º.

Art. 10 – A utilização pela Assembleia Legislativa de aplicativos ou softwares assemelhados ao WhatsApp observará o disposto nesta seção, com as adequações necessárias.

Seção III

Das Contas Institucionais da Assembleia Legislativa em Redes Sociais Digitais

Art. 11 – A Assembleia Legislativa poderá manter contas institucionais em redes sociais digitais como forma de comunicação dirigida e interação com públicos, observados os seguintes critérios e procedimentos:

I – definição do objetivo da conta, da forma de linguagem a ser utilizada, da linha editorial, do formato e da periodicidade das postagens, dos termos de uso, das políticas de interação com outras contas e com os cidadãos;

II – escolha do gestor e dos servidores responsáveis pela produção e edição de conteúdo, pelo monitoramento da conta e das interações e pela realização de reuniões periódicas de planejamento, em conjunto com gestores das demais contas;

III – definição do público ao qual a conta se destina, com base em dados e informações, considerando-se a adequação da rede social ao público prioritário e a inexistência de outra conta institucional direcionada a esse público ou com potencial de concorrência;

IV – indicação de sua vinculação com a Assembleia Legislativa, por meio de elementos visuais mínimos de padronização e identidade.

Art. 12 – As contas institucionais da Assembleia Legislativa em redes sociais digitais, inclusive as temporárias, serão criadas, mantidas e geridas pela Gerência de Comunicação em Mídias Digitais, excetuadas as contas institucionais de âmbito setorial, às quais será aplicado o disposto no art. 13.

Art. 13 – Os titulares dos órgãos da Assembleia Legislativa a que se referem os incisos II, III e IV do caput do art. 1º da Resolução nº 5.198, de 21 de maio de 2001, que pretendam criar, manter e gerir conta institucional de âmbito setorial em redes sociais deverão apresentar projeto específico à DCI que observe os critérios e procedimentos previstos no art. 11.

§ 1º – O órgão responsável pela conta institucional com âmbito setorial informará à Gerência de Comunicação em Mídias Digitais o login e a senha e enviará periodicamente relatórios sobre sua gestão para acompanhamento e avaliação da DCI.

§ 2º – A Gerência de Comunicação em Mídias Digitais desativará as contas desatualizadas ou as que não observarem o planejamento definido no projeto a que se refere o caput, mediante justificativa e comunicação prévia.

Art. 14 – É vedada a utilização das contas institucionais da Assembleia Legislativa nas redes sociais digitais para:

I – promoção pessoal de autoridade ou servidor público;

II – publicação de conteúdo de caráter político-partidário, eleitoral e religioso;

III – veiculação de propaganda com objetivo comercial;

IV – publicação ou reação mediante recebimento de pagamento ou vantagem;

V – acompanhamento de páginas cujos conteúdos sejam incompatíveis com os princípios que norteiam a atividade da Assembleia Legislativa e a sua comunicação com o público.

Art. 15 – O disposto nesta seção não se aplica a contas de parlamentares ou de servidores da Assembleia Legislativa em redes sociais.

Seção IV

Das Disposições Comuns

Art. 16 – Aprovados os projetos a que se referem os arts. 6º, 9º e 13, a Gerência de Comunicação em Mídias Digitais prestará assessoramento técnico ao órgão solicitante para a criação e o monitoramento das ações e interações, conforme o caso.

Art. 17 – Eventuais necessidades de intervenção no Portal Assembleia decorrentes do uso das modalidades de comunicação dirigida e de interação com públicos previstas nas seções I, II e III serão analisadas pelo Comitê Gestor do Portal Assembleia, instituído pela Deliberação da Mesa nº 2.496, de 6 de dezembro de 2010.

Art. 18 – A utilização das modalidades de comunicação dirigida e de interação com públicos previstas nas seções I, II e III como parte de programas, eventos e ações de planos integrados de comunicação será aprovada no âmbito do conjunto das ações planejadas e será de responsabilidade da DCI.

Art. 19 – Esta deliberação entra em vigor na data de sua publicação.

Sala de Reuniões da Mesa da Assembleia Legislativa, 18 de novembro de 2019.

Agostinho Patrus, presidente – Antonio Carlos Arantes, 1º-vice-presidente – Cristiano Silveira, 2º-vice-presidente – Alencar da Silveira Jr., 3º-vice-presidente – Tadeu Martins Leite, 1º-secretário – Carlos Henrique, 2º-secretário – Arlen Santiago, 3º-secretário.