Institui o Comitê de Gestão Documental.

(Vide Deliberação da Mesa da ALMG nº 2.663, de 16/8/2017, em vigor a partir de 22/9/2017.)

A Mesa da Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, no uso de suas atribuições, em especial da prevista no inciso V do caput do art. 79 do Regimento Interno, considerando a necessidade de estabelecer diretrizes para a produção, o uso e a destinação dos documentos arquivísticos na Assembleia Legislativa,

considerando também a necessidade de desenvolver uma abordagem estruturada para a governança e o tratamento técnico de tais documentos, assegurando que sejam produzidos, geridos e custodiados segundo as reais necessidades da instituição, de forma padronizada e de acordo com práticas que garantam a segurança e o acesso à informação,

DELIBERA:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º – Fica instituído o Comitê de Gestão Documental da Assembleia Legislativa, com os seguintes objetivos:

I – coordenar as ações destinadas à estruturação, à implementação e ao acompanhamento da execução da política arquivística da Assembleia Legislativa;

II – elaborar e aperfeiçoar os métodos e os instrumentos de gestão de documentos arquivísticos;

III – implementar modelo para a governança de arquivos e a gestão de documentos arquivísticos.

IV – atuar como instância propositiva, consultiva e deliberativa para o estabelecimento de diretrizes relativas à implantação e operacionalização de processos em meio eletrônico.

(Inciso acrescentado pelo art. 1º da Deliberação da Mesa da ALMG nº 2.713, de 23/9/2019.)

Parágrafo único – Para os efeitos desta deliberação, consideram-se arquivísticos os documentos produzidos ou recebidos pela Assembleia Legislativa em razão do desempenho de suas atividades institucionais de âmbito finalístico ou administrativo, independentemente do suporte em que estejam registrados.

Art. 2º – O comitê tem caráter permanente e seus integrantes não farão jus a remuneração pelos trabalhos nele realizados.

Art. 3º – As reuniões do comitê serão convocadas pelo seu coordenador, sempre que julgar necessário, observando-se o mínimo de uma reunião por semestre.

(Artigo com redação dada pelo art. 1º da Deliberação da Mesa da ALMG nº 2.713, de 23/9/2019.)

CAPÍTULO II

DA COMPOSIÇÃO E DA COORDENAÇÃO DO COMITÊ

Art. 4º – O comitê será composto:

I – pelo titular da Secretaria-Geral Adjunta da Mesa – SGA;

II – pelo titular da Diretoria de Planejamento e Coordenação – DPC;

III – pelo titular da Procuradoria-Geral – PGA;

IV – pelo titular da Gerência-Geral de Tecnologia da Informação – GTI;

V – pelo titular da Gerência-Geral de Documentação e Informação – GDI;

VI – pelo titular da Gerência de Gestão Arquivística da GDI;

VII – por um representante da Diretoria-Geral – DGE;

VIII – por um representante da Gerência-Geral de Gestão de Processos e Normatização – GPN;

IX – por um representante da Diretoria de Recursos Humanos – DRH.

§ 1º – Os titulares da SGA e da DPC serão, respectivamente, o coordenador e o o coordenador adjunto do comitê e, na sua ausência, indicarão um dos integrantes para substituí-los.

§ 2º – Convidados poderão participar das reuniões do comitê, a critério de seu coordenador.

(Artigo com redação dada pelo art. 1º da Deliberação da Mesa da ALMG nº 2.713, de 23/9/2019.)

Art. 5º – Os membros do comitê a que se referem os incisos VII a IX do art. 4º serão designados mediante portaria do diretor-geral, sem prejuízo do exercício das atividades desenvolvidas em seu respectivo órgão de lotação.

(Artigo com redação dada pelo art. 1º da Deliberação da Mesa da ALMG nº 2.713, de 23/9/2019.)

(Artigo regulamentado pela Portaria da Diretoria-Geral da ALMG nº 39, de 10/10/2019.)

CAPÍTULO III

DAS COMPETÊNCIAS DO COMITÊ E DA GDI

(Capítulo com redação dada pelo art. 1º da Deliberação da Mesa da ALMG nº 2.713, de 23/9/2019.)

Art. 6º – Compete ao comitê:

I – desenvolver, validar, implementar e atualizar a política arquivística da Assembleia Legislativa, com vistas a estruturar e/ou padronizar práticas e procedimentos técnicos que garantam a adequada gestão dos documentos;

II – subsidiar as decisões da direção quanto aos prazos de guarda e a destinação de documentos arquivísticos da Assembleia Legislativa, observando os aspectos jurídicos, legais e administrativos pertinentes;

III – coordenar as ações dos órgãos da Assembleia Legislativa com vistas ao levantamento de dados e informações para subsidiar a estruturação e o aprimoramento da política arquivística institucional, bem como a elaboração dos instrumentos de gestão de documentos;

IV – analisar os processos de eliminação de documentos e encaminhá-los ao diretor-geral para aprovação;

V – propor à direção escopo e cronograma para implantação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI –, a que se refere a Deliberação da Mesa nº 2.712, de 23 de setembro de 2019, no âmbito da Assembleia Legislativa e acompanhar a sua operacionalização, bem como monitorar o cumprimento das diretrizes relativas à implementação de processos em meio eletrônico;

VI – validar padrões e regras de funcionamento do SEI;

VII – coordenar os procedimentos de uso, classificação e desclassificação de informações restritas e de acesso a tais informações, incluindo as seguintes atribuições:

a) propor medida a ser adotada ou emitir parecer sobre casos omissos referentes à classificação de informações restritas;

b) assessorar a autoridade classificadora, quando necessário, quanto à análise para classificação, desclassificação e reclassificação do grau de restrição da informação ou redução do prazo de restrição de acesso;

c) subsidiar a elaboração de lista anual de informações classificadas em cada grau de restrição e de informações que tenham sido desclassificadas, a serem disponibilizadas no portal da Assembleia;

d) propor, quando necessário, alterações nos procedimentos de acesso a dados, informações e documentos restritos, bem como de sua classificação, tratamento e armazenamento;

e) solicitar à autoridade classificadora da informação nos graus a que se referem os incisos I e II do caput do art. 27 da Lei Federal nº 12.527, de 2011, esclarecimentos ou acesso a conteúdo parcial ou integral, no assessoramento a procedimentos de reavaliação de classificação;

f) propor procedimentos complementares para o tratamento da informação classificada como restrita, contida em documentos digitais ou especiais;

g) receber credenciamento de servidor ou de pessoa que com a Assembleia mantenha vínculo de qualquer natureza, realizado por uma das autoridades previstas nos incisos II e III do caput do art. 1º da Resolução nº 5.198, de 21 de maio de 2001, para acessar informações classificadas como restritas.

Parágrafo único – No exercício de suas atribuições, o comitê contará com o assessoramento técnico da GDI e do Escritório de Gestão do SEI, instituído pela Deliberação da Mesa nº 2.712, de 2019.

(Artigo com redação dada pelo art. 1º da Deliberação da Mesa da ALMG nº 2.713, de 23/9/2019.)

Art. 7º – Compete à GDI:

I – realizar estudos e pesquisas para subsidiar a atuação do comitê, com vistas ao aperfeiçoamento da política, dos métodos, dos parâmetros técnicos e dos instrumentos de gestão de documentos arquivísticos registrados em qualquer suporte, abrangendo as fases corrente, intermediária e permanente;

II – organizar informações de contexto e propor possíveis soluções para subsidiar decisões do comitê ou de instâncias superiores relativamente à gestão de documentos arquivísticos;

III – auxiliar e secretariar o comitê no desempenho de suas atribuições, por meio do levantamento e do repasse de dados e informações, da formulação de propostas e da discussão dos assuntos colocados em pauta, bem como da elaboração de atas, documentos e relatórios para instrução de processos;

IV – manter contatos institucionais para o intercâmbio de experiências relativas à gestão de documentos físicos e digitais;

V – elaborar e manter o plano de classificação de documentos, a partir da análise de funções, atividades e tarefas dos órgãos da Assembleia Legislativa;

VI – elaborar, manter e propor adequações à tabela de temporalidade e destinação de documentos, com base no plano de classificação de documentos e observando os aspectos jurídicos, legais e administrativos pertinentes;

VII – assessorar os órgãos da Assembleia Legislativa sobre o uso dos instrumentos de gestão e sobre os processos de eliminação de documentos arquivísticos;

VIII – gerir os arquivos centralizados de documentos em suporte físico;

IX – gerir o repositório arquivístico digital confiável, com vistas a manter autênticos os documentos digitais, preservando-os pelo tempo necessário para fins de acesso.

(Artigo com redação dada pelo art. 1º da Deliberação da Mesa da ALMG nº 2.713, de 23/9/2019.)

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÃO FINAL

Art. 8º – Esta deliberação entra em vigor na data de sua publicação.

Sala das Reuniões da Mesa da Assembleia, 24 de agosto de 2015.

Deputado Adalclever Lopes, presidente

Deputado Hely Tarqüínio, 1º-vice-presidente

Deputado Lafayette de Andrada, 2º-vice-presidente

Deputado Braulio Braz, 3º-vice-presidente

Deputado Ulysses Gomes, 1º-secretário

Deputado Alencar da Silveira Jr., 2º-secretário

Deputado Doutor Wilson Batista, 3º-secretário

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Data da última atualização: 11/10/2019.