Institui o Comitê de Gestão Documental.

A Mesa da Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, no uso de suas atribuições, em especial da prevista no inciso V do caput do art. 79 do Regimento Interno, considerando a necessidade de estabelecer diretrizes para a produção, o uso e a destinação dos documentos arquivísticos na Assembleia Legislativa,

considerando também a necessidade de desenvolver uma abordagem estruturada para a governança e o tratamento técnico de tais documentos, assegurando que sejam produzidos, geridos e custodiados segundo as reais necessidades da instituição, de forma padronizada e de acordo com práticas que garantam a segurança e o acesso à informação,

DELIBERA:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º – Fica instituído o Comitê de Gestão Documental da Assembleia Legislativa, com os seguintes objetivos:

I – coordenar as ações destinadas à estruturação, à implementação e ao acompanhamento da execução da política arquivística da Assembleia Legislativa;

II – elaborar e aperfeiçoar os métodos e os instrumentos de gestão de documentos arquivísticos;

III – implementar modelo para a governança de arquivos e a gestão de documentos arquivísticos.

Parágrafo único – Para os efeitos desta deliberação, consideram-se arquivísticos os documentos produzidos ou recebidos pela Assembleia Legislativa em razão do desempenho de suas atividades institucionais de âmbito finalístico ou administrativo, independentemente do suporte em que estejam registrados.

Art. 2º – O comitê tem caráter permanente e seus integrantes não farão jus a remuneração pelos trabalhos nele realizados.

Art. 3º – O comitê reunir-se-á ordinariamente uma vez por mês e, extraordinariamente, a critério do seu coordenador.

CAPÍTULO II

DA COMPOSIÇÃO E DA COORDENAÇÃO DO COMITÊ

Art. 4º – O comitê será composto pelos seguintes membros permanentes:

I – quatro representantes da Gerência-Geral de Documentação e Informação – GDI –, incluindo-se seu titular;

II – dois representantes da Gerência-Geral de Gestão de Processos e Normatização – GPN;

III – um procurador, como membro consultivo.

§ 1º – O titular da GDI será o coordenador do comitê e, na sua ausência, indicará um dos integrantes para substituí-lo.

§ 2º – O comitê contará com a participação, como membros temporários, de representantes dos órgãos da Assembleia Legislativa responsáveis pela gestão ou pela preservação de documentos arquivísticos acumulados em decorrência de suas atribuições.

Art. 5º – Os membros permanentes do comitê serão designados mediante portaria do diretor-geral, sem prejuízo do exercício das atividades desenvolvidas em seu respectivo órgão de lotação.

Parágrafo único – Os membros temporários serão indicados pelos titulares dos órgãos da Assembleia Legislativa, mediante solicitação do coordenador do comitê.

CAPÍTULO III

DAS COMPETÊNCIAS

Seção I

Das competências do comitê

Art. 6º – Compete ao comitê:

I – desenvolver, implementar e atualizar a política arquivística da Assembleia Legislativa, com vistas a estruturar e/ou padronizar práticas e procedimentos técnicos que garantam a adequada gestão dos documentos;

II – elaborar e manter o plano de classificação de documentos, a partir da análise de funções, atividades e tarefas dos órgãos da Assembleia Legislativa;

III – adequar a tabela de temporalidade e destinação de documentos, com base no plano de classificação de documentos e observando os pertinentes aspectos jurídicos, legais e administrativos;

IV – coordenar as ações dos órgãos da Assembleia Legislativa com vistas ao levantamento de dados e informações para subsidiar a estruturação da política arquivística e a elaboração dos instrumentos de gestão de documentos;

V – orientar os órgãos da Assembleia Legislativa sobre o uso dos instrumentos de gestão de documentos;

VI – orientar e acompanhar processos de eliminação de documentos;

VII – coordenar os procedimentos de classificação, desclassificação, uso e acesso a documentos sigilosos.

Seção II

Das competências dos órgãos com representação no comitê

Art. 7º – Em relação aos trabalhos desenvolvidos pelo comitê, compete especificamente:

I – à GDI:

a) coordenar e secretariar as atividades do comitê;

b) realizar estudos e pesquisas para subsidiar a atuação do comitê;

c) manter contatos institucionais e elaborar propostas com vistas à estruturação da política arquivística da Assembleia Legislativa e à elaboração dos instrumentos de gestão, abrangendo as fases corrente, intermediária e permanente dos documentos;

II – à GPN:

a) coordenar as ações de mapeamento de processos com vistas à identificação dos documentos gerados ou recebidos em cada atividade da Assembleia Legislativa;

b) avaliar e formular propostas para a melhoria do processo de gestão de documentos na Assembleia Legislativa;

c) elaborar minutas de normas e regulamentos a partir das diretrizes propostas pelo comitê e validadas pelo Conselho de Diretores;

III – à Procuradoria-Geral – PGA – assessorar o comitê na análise de questões jurídicas e legais relacionadas à estruturação da política arquivística e à elaboração dos instrumentos de gestão documental, especialmente da tabela de temporalidade;

IV – aos órgãos responsáveis pela gestão ou pela preservação de documentos:

a) auxiliar o comitê no desempenho de suas atribuições, por meio do levantamento e do repasse de dados e informações, da formulação de propostas e da discussão dos assuntos colocados em pauta, relativamente aos documentos arquivísticos sob sua custódia;

b) responsabilizar-se pela aplicação da política arquivística no seu âmbito de atuação, bem como pela adequada utilização dos instrumentos de gestão de documentos.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÃO FINAL

Art. 8º – Esta deliberação entra em vigor na data de sua publicação.

Sala das Reuniões da Mesa da Assembleia, 24 de agosto de 2015.

Deputado Adalclever Lopes, presidente

Deputado Hely Tarqüínio, 1º-vice-presidente

Deputado Lafayette de Andrada, 2º-vice-presidente

Deputado Braulio Braz, 3º-vice-presidente

Deputado Ulysses Gomes, 1º-secretário

Deputado Alencar da Silveira Jr., 2º-secretário

Deputado Doutor Wilson Batista, 3º-secretário