Dispõe sobre o funcionamento do arquivo dos documentos oriundos das atividades-fim da Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais.

A Mesa da Assembleia Legislativa, no uso de suas atribuições, em especial da que lhe confere o inciso V do art. 79 do Regimento Interno,

DELIBERA:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º - O arquivo de que trata esta deliberação tem por objetivos assegurar o controle, a preservação e a organização de documentos públicos, qualquer que seja o suporte ou a natureza, oriundos das atividades-fim da Assembleia Legislativa, assim como facilitar o acesso a esses documentos.

Art. 2º - Considera-se documento, para fins desta deliberação, aquele que pertença ao conjunto organicamente produzido ou recebido pela Assembleia Legislativa em decorrência do exercício de suas atividades-fim, observado o disposto no art. 7º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no art. 26 da Lei Estadual nº 11.726, de 30 de dezembro de 1994.

§ 1º - Consideram-se atividades-fim da Assembleia Legislativa as relacionadas às funções legislativa, fiscalizadora, julgadora, deliberativa e político-parlamentar próprias do Poder Legislativo estadual.

§ 2º - Os documentos podem ser textuais, cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros, micrográficos e informáticos.

CAPÍTULO II

DAS ATIVIDADES ARQUIVÍSTICAS

Art. 3º - A Gerência de Biblioteca e Arquivo da Gerência-Geral de Documentação e Informação - GDI - é o órgão responsável pelas atividades arquivísticas relativas aos documentos oriundos das atividades-fim da Assembleia Legislativa.

Art. 4° - Compete à Gerência de Biblioteca e Arquivo quanto às atividades arquivísticas de que trata esta deliberação:

I - receber, classificar, avaliar, organizar, descrever, custodiar e conservar os documentos, garantindo sua integridade e segurança, de acordo com os critérios e prazos estabelecidos no Regimento Interno da Assembleia Legislativa e na Deliberação da Mesa nº 2.431, de 8 de setembro de 2008, que contém a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;

II - atender aos usuários, realizando pesquisas documentais, mediante solicitação, conforme procedimentos previstos pela Assembleia Legislativa e pela legislação em vigor quanto ao acesso aos documentos públicos e às condições de sigilo;

III - cumprir requisitos técnicos para a preservação dos documentos sob sua custódia, bem como providenciar, orientar e supervisionar atividades de restauração desses documentos;

IV - coordenar e orientar a contratação de serviços de microfilmagem, conforme o disposto no art. 6º da Deliberação da Mesa nº 2.431, de 2008, e digitalização dos documentos sob sua custódia, conforme o disposto no art. 13 da Deliberação da Mesa nº 2.392, de 16 de abril de 2007, visando à segurança e à preservação dos originais e à sua recuperação;

V - elaborar e manter atualizado o manual de serviços, com vistas à padronização de rotinas e procedimentos;

VI - providenciar a eliminação de documentos custodiados, conforme as normas do Conselho Nacional de Arquivos - Conarq - e da Deliberação da Mesa nº 2.431, de 2008;

VII - solicitar, quando necessário, a atualização das informações contidas na política de arquivos da Assembleia Legislativa, na tabela de temporalidade e destinação de documentos e no plano de classificação;

VIII - orientar a Secretaria-Geral da Mesa - SGM - e os órgãos da Diretoria de Processo Legislativo - DPL -, quando solicitado, sobre questões relativas a:

a) controle de documentos e arquivos correntes oriundos das atividades-fim da Assembleia Legislativa, a partir da proposição de normas gerais de trabalho, para manter a uniformização de procedimentos;

b) adequação de equipamentos, instalações, embalagens para o acondicionamento dos documentos e de outros materiais;

c) procedimentos de preservação, conservação e restauração dos documentos custodiados;

IX - promover a recuperação e a disseminação de informações;

X - participar de grupos e comissões, no âmbito da Assembleia Legislativa, que tratem de assuntos relacionados à gestão de documentos, política de arquivos e utilização de tecnologias aplicadas aos documentos arquivísticos;

XI - manter intercâmbio com arquivos municipais, estaduais, nacionais e internacionais para atualização de técnicas e permuta de experiências;

XII - divulgar o acervo custodiado e servir de instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico;

XIII - contribuir para a garantia da memória institucional da Assembleia Legislativa.

CAPÍTULO III

DO ACESSO AOS DOCUMENTOS

Art. 5° - É assegurado o acesso do usuário aos documentos públicos oriundos das atividades-fim da Assembleia Legislativa, ressalvados aqueles cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Parágrafo único - A Mesa da Assembleia e o Poder Judiciário poderão determinar a exibição reservada de documento sigiloso, na forma da lei e do Regimento Interno da Assembleia Legislativa.

Art. 6º - Os documentos originais não poderão ser retirados do acervo, exceto:

I - em caso de desarquivamento de matéria;

II - quando solicitado pelos órgãos do processo legislativo ou pela Procuradoria-Geral da Assembleia Legislativa.

Parágrafo único - As consultas e pesquisas aos documentos originais deverão ser feitas nas dependências da Gerência de Biblioteca e Arquivo.

Art. 7º - Os documentos poderão ser consultados a partir de sua publicação em órgão oficial do Estado ou de sua divulgação eletrônica na página da Assembleia Legislativa na internet.

Art. 8º - O Deputado terá acesso aos documentos, nos termos dos incisos V e IX do art. 46 do Regimento Interno.

Art. 9º - Os casos omissos serão resolvidos pela GDI.

Art. 10 - Fica revogada a Deliberação n.º 259, de 27 de outubro de 1982.

Art. 11 - Esta deliberação entra em vigor na data de sua publicação.

Sala de Reuniões da Mesa da Assembleia Legislativa, aos 19 de outubro de 2009.

Deputado Alberto Pinto Coelho, Presidente

Deputado Doutor Viana, 1º-Vice-Presidente

Deputado José Henrique, 2º-Vice-Presidente

Deputado Weliton Prado, 3º-Vice-Presidente

Deputado Dinis Pinheiro, 1º-Secretário

Deputado Hely Tarqüínio, 2º-Secretário

Deputado Sargento Rodrigues, 3º-Secretário