DELIBERAÇÃO nº 2.431, de 08/09/2008 (REVOGADA)

Texto Original

Estabelece os prazos de guarda, a destinação final e os procedimentos relativos à eliminação de documentos no âmbito da Assembléia Legislativa.

A Mesa da Assembléia Legislativa, no uso de suas atribuições, em especial das previstas no inciso V do "caput" do art. 79 do Regimento Interno, tendo em vista o disposto nas Leis Federais nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto Federal nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996, e na Lei nº 11.726, de 30 de dezembro de 1994,

DELIBERA:

Art. 1º - Os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou recebidos pelos órgãos da área administrativa da Secretaria da Assembléia Legislativa previstos nos incisos II a V do "caput" do art. 1º da Resolução nº 5.198, de 21 de maio de 2007, são os estabelecidos nos Anexos I e II desta deliberação, observado o disposto na legislação que trata da matéria.

Parágrafo único - Para documento referente a atividade não prevista nos Anexos I e II, a comissão de que trata o art. 2º desta deliberação poderá estabelecer prazo de guarda específico, ouvido o titular do órgão responsável pela guarda do documento.

Art. 2º - A eliminação de documentos prevista na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de que tratam os Anexos I e II desta deliberação será realizada sob a supervisão de comissão de servidores designados pelo Diretor-Geral, em conformidade com o disposto nesta deliberação.

§ 1º - Integrarão a comissão a que se refere o "caput" deste artigo:

I - um servidor da Gerência-Geral de Documentação e Informação - GDI - que exerça as funções de arquivista;

II - dois servidores lotados no órgão responsável pela guarda dos documentos a serem eliminados;

III - um Procurador da Assembléia Legislativa.

§ 2º - A eliminação de documentos a que se refere o "caput" deste artigo será efetuada mediante lavratura de ata circunstanciada assinada pelo titular do órgão responsável pela guarda dos documentos e pelos servidores integrantes da comissão, contendo a listagem dos tipos de documentos eliminados, na forma do disposto no art. 3º desta deliberação.

Art. 3º - A comissão de que trata o art. 2º desta deliberação elaborará edital contendo a listagem dos tipos de documentos a serem eliminados, que, aprovado e assinado pelo Diretor-Geral, será publicado no órgão oficial dos Poderes do Estado.

§ 1º - Os documentos serão identificados no edital a que se refere o "caput" deste artigo por meio da atividade que os tenha originado, nos termos do disposto nos Anexos I e II desta deliberação, com a indicação do respectivo período de produção.

§ 2º - A listagem dos tipos de documentos a que se refere o "caput" deste artigo será datada e assinada pelo titular do órgão responsável pela guarda dos documentos e pelos servidores integrantes da comissão de que trata o art. 2º desta deliberação.

§ 3º - No edital a que se refere o "caput" deste artigo será concedido a quem possa interessar o prazo de trinta dias para eventual:

I - oposição à eliminação de documento constante na listagem de que trata o "caput" deste artigo, mediante requerimento protocolado na Diretoria-Geral;

II - pedido de devolução de documentos pessoais relativos a registros funcionais de servidor, mediante requerimento protocolado na Central de Atendimento e Orientação de Pessoal - Caop.

Art. 4º - Para fins de conservação e guarda dos documentos previstos na Tabela de Temporalidade de que tratam os Anexos I e II desta deliberação, incumbe aos órgãos da Assembléia Legislativa:

I - verificar, anualmente, a necessidade de microfilmagem de documentos sob sua guarda;

II - enviar à GDI a estimativa do volume de documentos que demandam microfilmagem.

Art. 5º - Para fins do disposto no art. 4º desta deliberação, incumbe à GDI:

I - solicitar a contratação de serviços de microfilmagem, indicando a especificação técnica que assegure a qualidade da reprodução, na hipótese de constatada a existência de volume documental suficiente para realização dos serviços;

II - desenvolver ações visando orientar os órgãos da Assembléia Legislativa quanto aos procedimentos a serem observados para a preservação dos documentos e microformas sob sua guarda.

Art. 6º - A microfilmagem dos documentos prevista nos Anexos I e II desta deliberação será supervisionada por servidor indicado pelo titular do órgão responsável pela sua guarda.

Art. 7º - Esta deliberação entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 8º - Revoga-se a Deliberação da Mesa nº 2.350, de 7 de dezembro de 2004.

Sala de Reuniões da Mesa da Assembléia Legislativa, em 8 de setembro de 2008.

Deputado Alberto Pinto Coelho, Presidente

Deputado Doutor Viana, 1º-Vice-Presidente

Deputado José Henrique, 2º-Vice-Presidente

Deputado Roberto Carvalho, 3º-Vice-Presidente

Deputado Dinis Pinheiro, 1º-Secretário

Deputado Tiago Ulisses, 2º-Secretário

Deputado Alencar da Silveira Jr., 3º-Secretário

ANEXO I

(a que se referem os arts. 1º, 2º, 3º, 4º e 6º da Deliberação da Mesa nº 2.431, de 8 de setembro de 2008)

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

ÁREA LEGISLATIVA

FUNÇÃO: PROCESSO LEGISLATIVO

ATIVIDADE	DOSSIÊ / PROCESSO	ITEM DOCUMENTAL	PRAZO DE GUARDA		DESTINAÇÃO FINAL	OBSERVAÇÃO
ATIVIDADE	DOSSIÊ / PROCESSO	ITEM DOCUMENTAL	FASE CORRENTE	FASE INTERMEDIÁRIA	DESTINAÇÃO FINAL	OBSERVAÇÃO
AUDIÊNCIA PÚBLICA - atividade destinada à priorização de propostas de entidades da sociedade organizada, para incorporação ao Orçamento do Estado	Processo formado por documentos, tais como ata, proposta apresentada, relatório, sugestão e votação	-	-	-	Guarda permanente no setor de arquivo da Gerência-Geral de Documentação e Informação - GDI (microfilmar)	Acervo de 1993 a 2002
COMISSÃO PERMANENTE - atividades previstas no art. 100 do Regimento Interno da Assembléia Legislativa	Processo formado por documentos, tais como ata, depoimento, edital, lista de presença e relatório	-	Durante a legislatura	-	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	As comissões permanentes estão previstas no art. 101 do Regimento Interno da Assembléia Legislativa.
COMISSÃO TEMPORÁRIA ESPECIAL - emissão de parecer sobre: - proposta de emenda à Constituição - veto a proposição de lei - mensagem - pedido de instauração de processo por crime de responsabilidade	Processo formado por documentos, tais como ata, depoimento, edital de convocação, lista de presença, parecer, ofício e requerimento	-	Até a finalização dos trabalhos da comissão e/ou até a publicação da decisão final do Plenário em caso de recurso	-	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	-
COMISSÃO TEMPORÁRIA ESPECIAL - estudo sobre matéria determinada ou cumprimento de missão atribuída pelo Plenário	Processo formado por documentos, tais como ata, depoimento, edital de convocação, lista de presença e relatório final	-	Até a finalização dos trabalhos da comissão e/ou até a publicação do relatório final ou decisão final do Plenário	-	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	-
COMISSÃO TEMPORÁRIA DE INQUÉRITO (CPI) - apuração de fato determinado com poderes de investigação próprios das autoridades judiciais, além de outros previstos em lei e no Regimento Interno da Assembléia Legislativa	Processo formado por documentos, tais como ata, depoimento, edital de convocação, lista de presença e relatório final	-	Até a finalização dos trabalhos da comissão e/ou até a publicação do relatório final ou decisão final do Plenário	-	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	-
COMISSÃO TEMPORÁRIA DE REPRESENTAÇÃO - representação da Assembléia Legislativa em atos, tais como conferência, reunião, congresso e simpósio	Processo formado por documentos, tais como ata, edital de convocação, correspondência e lista de presença	-	Até a finalização dos trabalhos da comissão	-	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	-
COMISSÃO TEMPORÁRIA DE SINDICÂNCIA (até 1992)	Processo formado por documentos, tais como ata, depoimento, edital de convocação, lista de presença e relatório	-	-	-	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	-
CORRESPONDÊNCIA LEGISLATIVA - registro e controle	-	Cartas, cartões, convites, fax e telegramas	Até a publicação no "Minas Gerais"	Durante duas legislaturas, guarda no setor de arquivo da GDI	Eliminação	Esta correspondência fica arquivada na pasta referente ao Deputado destinatário.
	Pastas de ofícios e mensagens do Governador do Estado, pastas de ofícios dos Tribunais, de outras Assembléias Legislativas, das Câmaras Municipais, da Advocacia-Geral do Estado e do Ministério Público	-	Até a publicação no "Minas Gerais"	Durante a legislatura	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	-
	-	Ofícios recebidos em resposta a requerimentos numerados, sem número e comunicações	Até a publicação no "Minas Gerais"	Durante a legislatura	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	Os ofícios são arquivados junto aos requerimentos e comunicações a que se referem.
DECISÕES DA PRESIDÊNCIA: - de anexação - de não-recebimento de proposição - normativa - sobre questão de ordem	-	-	-	Durante a legislatura	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	- A decisão emitida por escrito compõe o processo de proposição legislativa. - Atualmente a proposição não recebida, após sua publicação, é arquivada na pasta referente ao Deputado autor. - A decisão de caráter normativo sobre questão de ordem é, juntamente com esta, registrada em livro próprio.
EMANCIPAÇÃO DE DISTRITO E CRIAÇÃO, INCORPORAÇÃO, FUSÃO E DESMEMBRAMENTO DE MUNICÍPIOS	Processo formado por documentos previstos em lei	-	Até o final da tramitação do projeto de lei relativo ao processo ou final da legislatura	-	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	A Emenda Constitucional nº 15, de 12 de setembro de 1996, determina que a criação, a incorporação, a fusão e o desmembramento de Município só poderão ocorrer em período determinado por lei complementar federal. Assim sendo, a Assembléia Legislativa aguarda a edição dessa regulamentação para receber ou dar prosseguimento a qualquer pleito que vise criar Município ou alterar limites intermunicipais.
MENSAGENS DO GOVERNADOR DO ESTADO: - balanço de contas - indicações previstas no art. 62, XXIII, da Constituição Estadual	Pastas de mensagens numeradas seqüencialmente por legislatura	-	Até o final da tramitação da mensagem ou final da legislatura	-	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	-
OFÍCIOS DA PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA, DO TRIBUNAL DE CONTAS E DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA - registro e controle	Pastas de ofícios numerados seqüencialmente por legislatura	-	Durante a legislatura	-	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	-
PROPOSIÇÕES LEGISLATIVAS (rejeitadas ou sem tramitação concluída ao final da legislatura) - elaboração de: - projeto de lei complementar - projeto de lei delegada - projeto de lei ordinária - projeto de resolução - proposição de lei vetada totalmente - proposição de lei complementar vetada totalmente - proposta de emenda à Constituição	Pastas de proposições numeradas seqüencialmente por legislatura	-	Até o final da tramitação da proposição ou final da legislatura	-	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	A proposição pode ser desarquivada e tramitar na legislatura seguinte com outro número.
OUTRAS PROPOSIÇÕES LEGISLATIVAS - elaboração de: - emenda - parecer - proposta de ação legislativa - recurso - representação	Pastas de propostas de ação legislativa e de representação numeradas seqüencialmente por legislatura	-	Até o final da tramitação da proposição ou final da legislatura	-	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	A emenda, o parecer e o recurso são arquivados juntamente com a proposição legislativa a que se referem.
PROPOSIÇÃO LEGISLATIVA SEM NÚMERO (não recebida) - elaboração	-	-	Até a publicação no "Minas Gerais"	Durante a legislatura	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	A proposição legislativa sem número é arquivada em pasta referente à comissão permanente ou ao Deputado autor.
NORMAS - elaboração de: - emenda à Constituição - lei complementar - lei constitucional * - lei delegada - lei ordinária - resolução	Processo composto de ato normativo e de todos os documentos gerados durante a tramitação da respectiva proposição legislativa	-	Até o final da tramitação (sanção ou promulgação)	-	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	- *A "lei constitucional" passou a ser denominada "emenda à Constituição". - Os documentos do processo legislativo são microfilmados para segurança do acervo, não podendo ser eliminados. Os originais são considerados de valor histórico, conforme Deliberação da Mesa nº 259/1982.
IV ASSEMBLÉIA CONSTITUINTE MINEIRA (1987 a 1989) - elaboração da Constituição de 1989	Fundo documental resultante do processo de preparação e elaboração da Constituição de 1989, classificado de acordo com as fases de tramitação: fase preparatória com seminários, encontros, sugestões da sociedade e fase de votação com anteprojeto, projeto, vencido e as emendas com parecer de todas as fases	-	Durante o processo da Constituinte	Até a promulgação da Constituição do Estado	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	-
REQUERIMENTOS: - numerado - sem número - comunicação	Pastas de requerimentos numerados seqüencialmente por legislatura	-	Até o final da tramitação do requerimento ou final da legislatura	-	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	As comunicações e os requerimentos sem número são arquivados em pasta referente à comissão permanente ou ao Deputado autor.
REUNIÃO DE PLENÁRIO	Pastas de atas sucintas assinadas pelos Deputados presentes às reuniões ordinárias e extraordinárias de Plenário	-	Durante a legislatura	-	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	-
REUNIÃO SECRETA DE PLENÁRIO OU DE COMISSÃO	Processo formado por documentos, tais como ata, depoimento, edital de convocação, lista de presença, relatório e outros documentos classificados como sigilosos	-	Durante a realização da reunião secreta	-	Guarda permanente no setor de arquivo da GDI (microfilmar)	O acesso aos documentos sigilosos, inclusive para microfilmagem, será restrito pelos prazos previstos no art. 40, §§ 7º e 8º, do Regimento Interno da Assembléia Legislativa.

ANEXO II

(a que se referem os arts. 1º, 2º, 3º, 4º e 6º da Deliberação da Mesa nº 2.431,

de 8 de setembro de 2008)

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

ÁREA ADMINISTRATIVA

Função: Organização Administrativa e funcionamento da ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA
Subfunção: REGULAMENTAÇÃO DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	Prazo de Guarda	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
ATOS NORMATIVOS INTERNOS - elaboração e registro de: - ato da Diretoria-Geral - ato da Mesa - decisão da Mesa - decisão do Presidente - decisão do Presidente e do 1º-Secretário - decisão do 1º-Secretário - deliberação da Mesa - instrução normativa - ordem de serviço - portaria	Pastas de atos normativos numerados seqüencialmente	-	-	-	Guarda permanente (microfilmar)	-
REUNIÃO DA MESA	Pasta de atas	Ata de reunião	-	-	Guarda permanente (microfilmar)	-
REUNIÃO DA MESA	Pasta de atas	Recorte de publicação de ata no "Minas Gerais	4 anos	Da data de publicação da ata	Eliminação	-

Função: Organização Administrativa e funcionamento da ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA
Subfunção: REGULAMENTAÇÃO DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	Prazo de Guarda	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
REUNIÃO DE CONSELHO DE DELIBERAÇÃO COLETIVA	Pasta de atas e pareceres	Ata de reunião	-	-	Guarda permanente	-
		Parecer

Função: Organização Administrativa e funcionamento da ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA
Subfunção: ORIENTAÇÃO E SEGURANÇA
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Investigação de irregularidade nos serviços da Secretaria da almg - processamento, registro e controle	Processo formado por documentos relativos a procedimentos de investigação	-	6 anos	Da data de encerramento do processo de investigação	*Eliminação	*Os documentos relativos a procedimentos de investigação deverão ser microfilmados, na hipótese de sua utilização para instrução de inquérito ou processo administrativo em que se conclua por irregularidade de natureza civil ou criminal.

Função: AQUISIÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS E DE SERVIÇOS
Subfunção: AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Aquisição de material E contratação de serviço, com licitação - processamento, registro e controle de: - convite - concorrência - pregão eletrônico - registro de preço - tomada de preços	Processo licitatório	Adjudicação do objeto	*16 anos	A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
		Ata de reunião
		Autorização para abertura de processo licitatório
		Autorização para celebração de contrato
		Autorização/ordenação de despesa
		Documentos do contratado para fins de habilitação
		Edital/carta-convite
		Homologação do processo
		Impacto orçamentário e financeiro
		Nota de empenho
		Ordem de compra/ Ordem de serviço
		Pedido de aquisição/contratação e motivação da demanda

Função: AQUISIÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS E DE SERVIÇOS
Subfunção: AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Aquisição de material E contratação de serviço, com licitação - processamento, registro e controle de: - convite - concorrência - pregão eletrônico - registro de preço - tomada de preços	Processo licitatório	Proposta/lance dos licitantes	*16 anos	A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
		Recurso
		Termo de contrato e termo aditivo
Aquisição de material e contratação de serviço sem licitação (casos de dispensa ou de inexigibilidade de licitação) - processamento, registro e controle	Processo de aquisição de material ou de contratação de serviço	-	*16 anos	A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
Atestado de Capacidade Técnica - emissão, registro e controle	Pasta de atestados de capacidade técnica emitidos a pedido do contratado	-	6 anos	-	Eliminação	-

Função: AQUISIÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS E DE SERVIÇOS
Subfunção: ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAL E PATRIMÔNIO
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Bem Imóvel - gestão, registro e controle	Conjunto de documentos referentes aos bens imóveis da ALMG, tais como projeto, memória de cálculo, laudo e parecer técnico da área de engenharia	-	-	-	Guarda permanente	-
Bem móvel - gestão, registro e controle	Alienação, doação ou cessão de bem móvel	-	*16 anos	A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a alienação, doação ou cessão do bem, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação pelo Tribunal de Contas das contas do Governo do Estado referentes ao exercício em que ocorreu o processo	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
	Inventário de bens móveis	-	-	-	Guarda permanente	O inventário deverá ser anexado aos demonstrativos e documentos referentes à prestação de contas dos ordenadores de despesa à Mesa da ALMG.
	Pasta de contratos de comodato de bens móveis	-	6 anos	Da data de devolução do bem emprestado	Eliminação	-
	Pasta de termos de devolução de bens móveis	-	4 anos	Da data de devolução do bem	Eliminação	-
	Pasta de termos de responsabilidade de recebimento de bens móveis	-	4 anos	Da data de recebimento do bem	Eliminação	-

Função: AQUISIÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS E DE SERVIÇOS
Subfunção: ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAL E PATRIMÔNIO
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Material de consumo - gestão, registro e controle	Inventário dos materiais de consumo da ALMG	-	6 anos	-	Eliminação	-
Solicitação / recebimento de materiais - processamento, registro e controle	Pasta de pedidos de impressão de formulários	-	2 anos	-	Eliminação	-
	Pasta de pedidos de material permanente
	Pasta de recibos de material adquirido
	Pasta de requisições de material de consumo (casos excepcionais autorizados pelo Diretor-Geral, pelo 1º- Secretário ou pelo Presidente)

Função: ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS E CONTABILIDADE
Subfunção: CONTROLADORIA
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Prestação de contas relativas A verba de subvenção social, AUXÍLIO PARA DESPESA DE CAPITAL E TRANSFERÊNCIA A MUNICÍPIO - conferência, registro e controle	Processo formado por documentos relativos à prestação de contas	-	*16 anos	A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a prestação de contas, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação pelo Tribunal de Contas das contas do Governo do Estado relativas ao exercício em que ocorreu o processo	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
Reembolso de despesa de caráter indenizatório inerente ao exercício de mandato parlamentar - conferência, registro e controle	Processo formado por documentos relativos ao reembolso de despesa	-	*16 anos	A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu o reembolso, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.

Função: ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS E CONTABILIDADE
Subfunção: ORÇAMENTO, FINANÇAS E CONTABILIDADE
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Execução orçamentária, financeira e contábil da ALMG e do FUNDHAB - elaboração, registro e controle	Processo formado por documentos relativos à execução orçamentária, financeira e contábil da ALMG e do Fundhab	Balanço e balancete	-	-	Guarda permanente	-
		Demonstrativos e documentos referentes a prestação de contas dos ordenadores de despesa à Mesa e ao Tribunal de Contas
		Livros "diário" e "razão"
		Quadro de Detalhamento da Despesa Orçamentária (QDD)
Execução orçamentária, financeira e contábil do PRELEGIS - registro e controle	Processo formado por documentos relativos à execução orçamentária, financeira e contábil do Prelegis	Balanços e balancetes	-	-	Guarda permanente	-
		Documentos e demonstrativos de prestação de contas dos ordenadores de despesa à Mesa e ao Tribunal de Contas
		Livros "diário" e "razão"
		QDD
Movimentação financeira da ALMG e do fundhab - processamento, registro e controle	Processo formado por documentos relativos a ordenação, liqüidação e pagamento de despesa	Atestado de liqüidação de despesa	*16 anos	A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
		Autorização de pagamento
		Documento relativo a despesa efetuada por meio da verba em forma de Fundo Fixo de Caixa

Função: ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS E CONTABILIDADE
Subfunção: ORÇAMENTO, FINANÇAS E CONTABILIDADE
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Movimentação financeira da ALMG e do fundhab - processamento, registro e controle	Processo formado por documentos relativos a ordenação, liqüidação e pagamento de despesa	Documento relativo a liberação da verba de subvenção social, do auxílio para despesa de capital ou da transferência a Município	*16 anos	A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
		Documento relativo a retenção e recolhimento de impostos e taxas
		Extrato de profissional da área médica ou odontológica
		Nota de registro contábil da liqüidação (NAP)
		Nota fiscal ou documento equivalente
		Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA)
		Recibo/relatório de depósito bancário
		Resumo da folha de pagamento de Pessoal
		Via da nota de empenho
Movimentação financeira do PRELEGIS - registro e controle	Processo formado por documentos relativos a movimentação bancária e pagamentos efetuados	-	*16 anos	A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.

Função: ADMINISTRAÇÃO DE FINANÇAS E CONTABILIDADE
Subfunção: ORÇAMENTO, FINANÇAS E CONTABILIDADE
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Previdência do Estado - processamento, registro e controle da contribuição	Pasta de documentos relativos à Previdência do Estado	Guias de recolhimento à Previdência do Estado (Funpemg e Confip/Funfip)	*60 anos	-	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
		Relação de descontos e contribuições patronais
Previdência social - processamento, registro e controle da contribuição	Documentos relativos à Previdência Social sobre prestação de serviços de terceiros (pessoa jurídica)	Cópia da nota fiscal em que conste a retenção de 11% com a respectiva guia de recolhimento e demais documentos relacionados à elisão da responsabilidade solidária	*10 anos	A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
	Processos relativos à Previdência Social	Guia de recolhimento à Previdência Social; extrato da GFIP e resumo da folha de pagamento dos servidores segurados pelo INSS	*60 anos	-	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
SUBFUNÇÃO: ASSESSORAMENTO E JURISDIÇÃO ADMINISTRATIVA INTERMEDIÁRIA DE PESSOAL
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
CONCURSO PÚBLICO - planejamento, coordenação, registro e controle	Processo formado por documentos relativos a concurso público	Ata do processo de sorteio entre os candidatos que obtiveram as mesmas notas no concurso	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
		Comunicação do candidato sobre alteração de endereço	6 anos	-	Eliminação	-
		Cópia de documentos e recorte de publicações dos atos referentes ao concurso	4 anos	-	Eliminação	-
		Decisão da Banca que apreciou os recursos contra o edital, contra as provas e contra o resultado final	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
		Edital
		Encaminhamento dos resultados finais à Diretoria-Geral
		Estudo e termo de autorização para realização de concurso público
		Gabarito de prova de cada etapa
		Manual do candidato	6 anos	-	Eliminação	-
		Modelo de prova de cada etapa	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: ASSESSORAMENTO E JURISDIÇÃO ADMINISTRATIVA INTERMEDIÁRIA DE PESSOAL
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
CONCURSO PÚBLICO - planejamento, coordenação, registro e controle	Processo formado por documentos relativos a concurso público	Ofício de encaminhamento administrativo	6 anos	-	Eliminação	-
		Parecer, decisão judicial, citação, notificação e sentença relativos ao concurso	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
		Portaria de designação da Comissão de Supervisão do Concurso e das Bancas Examinadoras
		Processo de homologação e termo de homologação do concurso
		Recurso contra a correção do gabarito e documentos decorrentes
		Recurso contra o edital e documentos decorrentes
		Recurso contra o resultado final e documentos decorrentes
		Requerimentos de reclassificação, prorrogação de prazo e desistência
		Termo de prorrogação do prazo de validade do concurso

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: ASSESSORAMENTO E JURISDIÇÃO ADMINISTRATIVA INTERMEDIÁRIA DE PESSOAL
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Reunião da Câmara de administração de pessoal	Pasta de atas e pautas de reunião	Ata de reunião	-	-	Guarda permanente	-
		Pauta de reunião
	-	Parecer	-	-	*Guarda permanente	*No caso de o parecer compor o dossiê "pasta funcional", esse item documental deverá ser microfilmado.

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: ASSISTÊNCIA À SAÚDE
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
ASSISTÊNCIA COMPLEMENTAR MÉDICO-HOSPITALAR E ODONTOLÓGICA - processamento, registro e controle	Controle de contribuições para assistência complementar médico-hospitalar e odontológica efetuadas por servidor em licença sem remuneração	-	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
	Inclusão/exclusão de beneficiário na assistência complementar médico-hospitalar e odontológica	Requerimento de inclusão/exclusão	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
Cadastramento mÉdico e odontológico - processamento, registro e controle	Pasta de cadastros médicos e odontológicos	-	Até a vigência do cadastramento	-	Eliminação	-
Contas médicas e odontológicas - processamento, registro e controle	Processo formado por documentos, tais como fatura relativa a serviço prestado, ficha odontológica, cópia de nota fiscal e de expediente relativo a pagamento	-	*16 anos	A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
Exame radiográfico odontológico - registro e controle	Pasta de exames	-	6 anos	-	Eliminação	-

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: ASSISTÊNCIA À SAÚDE
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Licença médica -processamento, registro e controle	Processo formado por documentos relativos à licença médica, tais como atestado médico, termos de concessão, de prorrogação ou de interrupção da licença	-	6 anos ou 50 anos	Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão Da data de cessação do vínculo com a ALMG	Eliminação (microfilmar)	Compõem o dossiê "pasta funcional".
Reembolso de despesaS médicaS e odontológicaS - processamento, registro e controle	Processo formado por documentos, tais como formulário de solicitação de reembolso, recibo ou nota fiscal, relatório de conferência de reembolso e relação bancária de reembolso	-	*16 anos	A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Abono de família - processamento, registro e controle	-	Requerimento de abono-família	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
Acerto de pagamento - processamento, registro e controle	Processo de acerto de pagamento a dependente/ herdeiro de servidor falecido	-	*16 anos	A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
AdicionaL por tempo de serviço - processamento, registro e controle	-	Termo de concessão de adicional por tempo de serviço	6 anos ou 50 anos	Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão Da data de cessação do vínculo com a ALMG	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
Aposentadoria /pensão - processamento, registro e controle	Processo formado por documentos relativos a aposentadoria/pensão	Acórdão homologatório da aposentadoria pelo Tribunal de Contas	-	-	Guarda permanente (microfilmar)	Compõem o dossiê "pasta funcional".
		Apostila decorrente do ato de aposentadoria e respectivo título declaratório de direito
		Ato da Mesa de concessão da aposentadoria
		Certidões de contagem de tempo

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Aposentadoria/pensão - processamento, registro e controle	Processo formado por documentos relativos a aposentadoria/pensão	Declaração de contagem de tempo emitida pela ALMG para fins de aposentadoria	-	-	Guarda permanente (microfilmar)	Compõem o dossiê "pasta funcional".
		Documentos relativos a eventuais diligências efetuadas depois do encaminhamento dos autos ao Tribunal de Contas
		Instrução funcional para fins de aposentadoria
		Laudo médico para aposentadoria por invalidez
		Recorte de publicação do ato de aposentadoria publicado no "Minas Gerais"	6 anos	Da data de homologação do processo de aposentadoria	Eliminação
		Requerimento do servidor relativo a concessão de aposentadoria	-	-	Guarda permanente (microfilmar)
Apostila de direitos - processamento, registro e controle	-	Termo de apostila de direito e respectivo título declaratório	6 anos ou 50 anos	Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão Da data de cessação do vínculo com a ALMG	Eliminação (microfilmar)	Compõem o dossiê "pasta funcional".

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
ASSENTAMENTO FUNCIONAL - processamento, registro e controle	Ação contra a ALMG	Termo de desistência de ação contra a ALMG, homologado por juiz	10 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
	Estágio probatório	-	10 anos	Da data de aprovação na avaliação de desempenho a que se refere o art. 41 da Constituição Federal	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
	Exoneração	Ato de exoneração	6 anos ou 50 anos	Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão Da data de cessação do vínculo com a ALMG	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
	Lotação de servidor	Requerimento de alteração de lotação	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
	Pasta funcional	Alteração da situação funcional do servidor com reposicionamento	6 anos ou 50 anos	Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão Da data de cessação do vínculo com a ALMG	Eliminação (microfilmar)	-
	Pasta funcional	Ato da Mesa transformando função pública em cargo efetivo	6 anos ou 50 anos		Eliminação (microfilmar)	-

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
ASSENTAMENTO FUNCIONAL - processamento, registro e controle	Pasta funcional	Certidão/declaração do exercício de cargo em comissão	6 anos ou 50 anos	Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão Da data de cessação do vínculo com a ALMG	Eliminação (microfilmar)	-
		Certidões de nascimento, casamento e óbito - cópia autenticada ou original
		Declaração de serviços prestados em outras entidades	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
		Declaração de subsídios recebidos pelos Deputados
		Documento relativo a participação, por convocação do Diretor-Geral, em grupo de trabalho, comissão ou banca
		Ficha do Instituto de Previdência do Servidor	6 anos ou 50 anos	Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão Da data de cessação do vínculo com a ALMG	Eliminação (microfilmar)	-

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
ASSENTAMENTO FUNCIONAL - processamento, registro e controle	Posse	Atestado de bons antecedentes	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
		Ato de nomeação	6 anos ou 50 anos	Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão Da data de cessação do vínculo com a ALMG	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
		Cadastro de servidor no PIS/Pasep	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Compõem o dossiê "pasta funcional".
		Comprovante de escolaridade
		Comprovante de votação
		Declaração de bens	-	-	Guarda permanente (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
		Documento comprobatório de exoneração do órgão de origem	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
		Documentos pessoais - cópia	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
ASSENTAMENTO FUNCIONAL - processamento, registro e controle	Posse	Ficha individual do servidor	6 anos ou 50 anos	Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão Da data de cessação do vínculo com a ALMG	Eliminação (microfilmar)	Compõem o dossiê "pasta funcional".
		Ficha parlamentar
		Laudo médico admissional	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
		Termo de opção pela percepção do vencimento de cargo em comissão	6 anos ou 50 anos	Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão Da data de cessação do vínculo com a ALMG	Eliminação (microfilmar)	Compõem o dossiê "pasta funcional".
		Termo e informação de termo de posse
	Processo administrativo com pleito do servidor (quando a ALMG deferir pedido formulado)	-	-	-	Guarda permanente (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
	Processo administrativo com pleito do servidor (quando a ALMG indeferir pedido formulado)	-	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Auxílio à formação PROFISSIONAL - processamento, registro e controle	Processo formado por documentos, tais como pedido de concessão do auxílio, requerimento de reembolso de despesa e comprovante original de pagamento	-	*16 anos	A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
Auxílio-Educação (creche) - processamento, registro e controle	Processo formado por documentos, tais como requerimento do auxílio, comprovante de inscrição da escola no CNPJ, certidão de nascimento do aluno e comprovante original de pagamento da mensalidade escolar	-	*16 anos	A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
Auxílio-funeral - processamento, registro e controle	Processo formado por documentos, tais como requerimento do auxílio, certidão de óbito, comprovante original relativo à despesa efetuada e cópia de documentos pessoais do beneficiário do auxílio	-	*16 anos	A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Auxílio habitacional - processamento, registro e controle	Processo formado por documentos relativos à concessão do auxílio	Autorização de concessão do empréstimo	*16 anos	A partir do exercício subseqüente àquele em que se deu a despesa, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
		Autorização de desconto em folha
		Certidão negativa dos cartórios de registro de imóvel da Capital
		Comprovante de pagamento do Fundhab ao vendedor
		Contrato de compra e venda do imóvel
		Declaração pelo servidor de ciência das normas do Fundhab
		Laudo de vistoria ou de acompanhamento da obra
		Orçamento e nota fiscal
		Registro do imóvel
		Requerimento do auxílio habitacional

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Carreira - processamento, registro e controle	Avaliação de desempenho	Formulário de avaliação	10 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
	Progressão/promoção e Giaf	Ato da Mesa autorizando progressão/promoção e Giaf - cópia	6 anos ou 50 anos	Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão Da data de cessação do vínculo com a ALMG	Eliminação	Compõe o dossiê "pasta funcional".
	Progressão/promoção e Giaf	Ato da Mesa autorizando progressão/promoção coletiva e Giaf - original	6 anos ou 50 anos	Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão Da data de cessação do vínculo com a ALMG	Eliminação (microfilmar)	-
	Recurso de carreira	-	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
Estágio profissionalizante - processamento, registro e controle	Pasta de convênios com instituições de ensino	Termo de convênio	6 anos	Da data de encerramento do convênio	Eliminação (microfilmar)	-
	Pasta de estagiário	Comprovante de abertura de conta corrente	6 anos	Da data de encerramento do estágio	Eliminação	-
	Pasta de estagiário	Declaração de matrícula e freqüência em curso ministrado por instituição de ensino superior	6 anos	Da data de encerramento do estágio	Eliminação	-

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Estágio profissionalizante - processamento, registro e controle	Pasta de estagiário	Declaração de tempo de estágio	6 anos	Da data de encerramento do estágio	Eliminação (microfilmar)	-
		Documentos pessoais - cópia	6 anos	Da data de encerramento do estágio	Eliminação	-
		Ficha individual (dados cadastrais)	6 anos	Da data de encerramento do estágio	Eliminação (microfilmar)	-
		Indicação de Deputado
		Laudo médico	6 anos	Da data de encerramento do estágio	Eliminação	-
		Licença médica
		Termo de Compromisso de Concessão de Estágio, termo aditivo e termo de rescisão	6 anos	Da data de encerramento do estágio	Eliminação (microfilmar)	-
Estrutura de cargos de gabinete parlamentar - processamento, registro e controle	Pasta de estruturas de gabinete parlamentar	Solicitação de alteração de estrutura	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
		Solicitação de nomeação ou exoneração de servidor, de colocação de servidor de outro órgão à disposição da ALMG e de tornar sem efeito ato de nomeação ou exoneração
		Termo de estrutura
Férias regulamentares - processamento, registro e controle	-	Requerimento, aviso e cancelamento de férias regulamentares	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Compõem o dossiê "pasta funcional".

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Férias-prêmio - processamento, registro e controle	-	Requerimento, termo de concessão de férias-prêmio	6 anos ou 50 anos	Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão Da data de cessação do vínculo com a ALMG	Eliminação (microfilmar)	Compõem o dossiê "pasta funcional".
Férias-prêmio - processamento, registro e controle	-	Requerimento e termo de conversão de férias-prêmio em espécie	6 anos ou 50 anos		Eliminação (microfilmar)	Compõem o dossiê "pasta funcional".
Ficha financeira - registro e controle	Pasta de fichas financeiras	-	Até sua inclusão em sistema informatizado	-	Eliminação	A partir de 1992, as fichas são registradas em sistema informatizado.
Folha de pagamento - elaboração, processamento, registro e controle	-	Documento relativo a desconto previdenciário do regime próprio do servidor público à disposição da ALMG	6 anos ou 50 anos	Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão Da data de cessação do vínculo com a ALMG	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
	-	Requerimento de pagamento de subsídios e outras verbas decorrentes do exercício do mandato parlamentar	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Folha de pagamento - elaboração, processamento, registro e controle	Bloqueio e liberação de pagamento	-	6 anos	-	Eliminação	-
	Desconto em folha	Autorização para desconto em folha	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Atualmente os descontos são efetuados por meio de sistema informatizado.
		Guia avulsa de devolução de valor descontado indevidamente	1 ano	-	Eliminação	-
		Ordem de desconto	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
	Pasta de expedientes relativos a comparecimento em reuniões de conselho e em reuniões da Comissão Permanente de Licitação	-	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
	Pasta de expedientes relativos a hora extra	-	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
	Pasta de expedientes relativos a hora-aula	-	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
	Pasta de listas de presença dos médicos em plantão	-	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
	Pasta de listas de presença dos parlamentares em reuniões ordinárias e extraordinárias de Plenário	-	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
Folha de pagamento - elaboração, processamento, registro e controle	Pensão - complementação do valor pago pelo Ipsemg	Declarações e documentos fornecidos ao Ipsemg relativos à vida funcional do servidor, para compor processo de pensão e de atualização de pensão - cópia	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
	Pensão - complementação do valor pago pelo Ipsemg	Planilhas de controle mensal do valor de pensão pago pelo Ipsemg e do valor complementado pela ALMG	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
Freqüência - processamento, registro e controle	-	Atestado de freqüência	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
	-	Comprovante de prestação de serviço eleitoral emitido pelo TRE	6 anos	Da data de compensação de jornada, com base no disposto no art. 98 da Lei Federal nº 9.504/1997	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
	-	Folha/extrato de freqüência	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
	Pasta de expedientes relativos a abono de falta, isenção de marcação de ponto e lançamento de códigos de freqüência	-	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
	Pasta de relatórios de desconto de freqüência	-	-	-	Guarda permanente (microfilmar)	-

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
IMPOSTO DE RENDA - inclusão/exclusão de dependente	Processo formado por documentos, tais como requerimento, declaração de rendimentos e documentos pessoais do dependente, comprovante de matrícula ou de pagamento de mensalidade a instituição de ensino	-	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL (INSS) - acerto de contribuições e retificações junto ao órgão	Acerto de contribuições e retificações	-	6 anos ou 50 anos	Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão Da data de cessação do vínculo com a ALMG	Eliminação (microfilmar)	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto esse processo, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.
Jornada de trabalho - processamento, registro e controle	-	Requerimento de alteração de jornada	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
Jornada de trabalho - processamento, registro e controle	Jornada especial	Termo de opção/compromisso de jornada especial	6 anos ou 50 anos	Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão Da data de cessação do vínculo com a ALMG	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".
Licença sem VENCIMENTO - processamento, registro e controle	-	Requerimento de licença sem vencimento	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	Compõe o dossiê "pasta funcional".

Função: ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: EXPEDIENTE DE PESSOAL
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS PREVIDENCIÁRIAS, TRABALHISTAS E IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE - processamento, registro e controle	Pasta de comprovantes de entrega e recolhimento obrigatórios	Dirf - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte	10 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
		GFIP - Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social	60 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
		Pasep - Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público	10 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
		Rais - Relação Anual de Informações Sociais	60 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
Tempo de serviço - averbação, contagem, registro e controle	Averbação de tempo de serviço	Certidão de contagem de tempo para averbação de tempo de serviço	6 anos ou 50 anos	Da data de homologação do processo de aposentadoria ou de instrução do processo de pensão Da data de cessação do vínculo com a ALMG	Eliminação (microfilmar)	-
	Averbação de tempo de serviço	Requerimento de averbação de tempo de serviço	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
	Emissão de certidão de tempo de serviço	Certidão de contagem de tempo de serviço	-	-	Guarda permanente (microfilmar)	-

Função: COmunicação OFICIAL
Subfunção: correspondência
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
CORRESPONDÊNCIA DA PRESIDÊNCIA - elaboração, registro e controle	Pasta de ofícios	Ofício de natureza administrativa	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	A correspondência da Presidência relacionada à atividade legislativa possui destinação e prazo de guarda diversos e está relacionada no grupo documental legislativo.
Correspondência EXTERNA/interna - elaboração, registro e controle	Pasta de correspondência em geral (expedida e recebida pelos órgãos da ALMG)	-	6 anos	-	Eliminação	-
	Pasta de correspondência recebida pelos órgãos da ALMG relativa a procedimentos a serem adotados	-	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-

Função: JURÍDICA
Subfunção: CONSULTORIA JURÍDICA, REPRESENTAÇÃO JUDICIAL E EXTRAJUDICIAL DA ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA
Atividade	Dossiê/processo	Item documental	PRAZO DE GUARDA	Referência para prazo de Guarda	Destinação Final	OBSERVAÇÃO
AçÃO e procedimento extrajudiciaIS - representação da ALMG, registro e controle	Pasta de ação extrajudicial	-	6 anos	-	Eliminação (microfilmar)	-
AçÃO judiciaL - representação da ALMG, registro e controle	Pasta de ação judicial	-	6 anos	Após o trânsito em julgado da sentença de mérito	Eliminação (mediante autorização do Procurador-Geral)	-
Parecer e expediente jurídicoS - elaboração, registro e controle	Pasta de expedientes jurídicos	-	-	-	Guarda permanente	Os pareceres e os expedientes estão registrados em sistema informatizado.
	Pasta de pareceres	-	-	-	Guarda permanente
CONTRATAÇÃO E CONVÊNIO - elaboração, registro e controle	Pasta de contrato/convênio	Termo de contrato, termo de convênio e termo aditivo	*16 anos	Da data de término da vigência do contrato/convênio ou de sua última prorrogação, quando for o caso, respeitado o prazo de 5 anos da data de aprovação das contas do Governo do Estado pelo Tribunal de Contas	Eliminação	*Quando houver ação judicial que tenha por objeto o processo de contratação/convênio, o prazo de guarda dos documentos que possam instruir a ação deverá ser suspenso até a sua conclusão.