Dispõe sobre a gestão de Documentos Públicos.

(Vide Decreto nº 46.398, de 27/12/2013.)

O Governador do Estado de Minas Gerais, no uso de atribuição que lhe confere o artigo 90, inciso VII, da Constituição do Estado, e tendo em vista o disposto nos artigos 32 e 33 da Lei nº 11.726, de 30 de dezembro de 1994,

DECRETA:

Art. 1º - A gestão dos documentos públicos, como determina a Lei nº 11.726, de 30 de dezembro de 1994, é de responsabilidade do Arquivo Público Mineiro, unidade administrativa da Secretaria de Estado da Cultura.

Parágrafo único - Para fins deste Decreto, considera-se:

1 - Gestão de Documentos, o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

2 - Documento de Arquivo, registro original de uma informação, independentemente da natureza ou do suporte que o contenha, o qual pode ser utilizado para consulta ou prova. Além dos documentos textuais, também são documentos de arquivo os mapas, as plantas, as microformas, as fotografias, as gravuras, os “slides” e semelhantes;

3 - Avaliação, o processo de análise e identificação dos valores dos documentos de arquivo, com vistas à sua seleção e destinação final;

4 - Transferência, a passagem de documento de um arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardará sua destinação final, que consiste na sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

5 - Recolhimento, a entrada de documento para guarda permanente em instituição arquivística pública, após processo de avaliação.

Art. 2º - Os documentos produzidos ou recebidos por órgão ou entidade no exercício de suas atividades constituem o objeto específico de atuação do Arquivo Público Mineiro.

Art. 3º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e sua guarda imprescritível, devendo ser recolhidos conforme normas de temporalidade estabelecidas em Decreto, ao acervo do Arquivo Público Mineiro.

Parágrafo único - Os documentos, cujo conteúdo não tenha caráter de guarda permanente, serão eliminados segundo a temporalidade mencionada neste artigo, após cumprimento de seu prazo de guarda intermediária.

Art. 4º - A cessação de atividades de órgão ou entidade do Poder Executivo implica o recolhimento de seus documentos ao Arquivo Público Mineiro, ou a transferência para o seu sucessor.

§ 1º - No caso de não haver órgão ou entidade sucessora, os inventariantes ou liquidantes procederão à avaliação dos documentos, objetivando recolher ao Arquivo Público Mineiro apenas aqueles de valor permanente.

§ 2º - Os documentos em fase intermediária, que não forem objeto de guarda permanente, serão custodiados, até o cumprimento dos prazos legais de guarda, pela Secretaria de Estado à qual os órgãos ou entidades em processo de extinção de que trata este artigo estiverem vinculados ou subordinados.

Art. 5º - Os dirigentes de órgão ou entidade do Poder Executivo deverão constituir, no prazo de sessenta (60) dias, contados da publicação deste Decreto, Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação daqueles destituídos de valor probatório e informativo.

Parágrafo único - A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo deverá ser composta de no mínimo, cinco (5) membros, escolhidos dentre pessoas com a seguinte qualificação:

1 - arquivista ou responsável pela guarda da documentação;

2 - servidores das unidades organizacionais às quais se refiram os documentos a ser destinados, com efetivo conhecimento técnico e experiência administrativa das atividades desempenhadas;

3 - historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo;

4 - profissional da área jurídica responsável pela avaliação do valor legal dos documentos;

5 - profissional ligado ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (economista, médico, sociólogo, engenheiro, etc);

6 - outros profissionais que possam colaborar com as atividades da Comissão.

Art. 6º - Os documentos relativos às atividades mantenedoras da Administração deverão ser selecionados pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo dos órgãos e entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos de guarda e destinação estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos relativos às Atividades mantenedoras da Administração Pública do Estado de Minas Gerais aprovada por Decreto.

§ 1º - Os documentos relativos às atividades mantenedoras são constantes da Tabela mencionada no “caput” deste artigo deverão ser avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivos dos órgãos e entidades geradoras dos arquivos, devendo os prazos de guarda e destinação, daí decorrentes, ser aprovados pelo Conselho Estadual de Arquivos - CEA.

§ 2º - Os documentos relativos às atividades finalísticas da Administração Pública Estadual deverão também ser avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, devendo as tabelas específicas de temporalidade, elaboradas pelas Comissões mencionadas neste artigo, ser aprovadas previamente pelo Conselho Estadual de arquivos - CEA.

Art. 7º - A eliminação de documento produzido ou recebido por órgão ou entidade da Administração Pública Estadual será realizada com prévia autorização do Arquivo Público Mineiro, como dispõe o artigo 31 da Lei nº 11.726, de 30 de dezembro de 1994, baixada pelo Conselho Estadual de Arquivos detalhando os procedimentos a ser observados.

Parágrafo único - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documento de valor permanente e probatório.

Art. 8º - Os acervos arquivísticos do Poder Executivo devem, ao ser transferidos ou recolhidos ao Arquivo Público Mineiro, estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita a sua identificação e controle.

Art. 8º - O Conselho Estadual de Arquivo - CEA, baixará, no prazo de 30 (30) dias da publicação deste Decreto, instruções detalhando os procedimentos a ser observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, para a plena consecução das medidas estabelecidas neste Decreto.

Art. 9º - Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 10 - Revogam-se as disposições em contrário, especialmente o Decreto nº 39.456, de 2 de março de 1998.

Palácio da Liberdade, em Belo Horizonte, aos 22 de dezembro de 1998.

EDUARDO AZEREDO

Álvaro Brandão de Azeredo

Octávio Elísio Alves de Brito

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Data da última atualização: 22/1/2014