A gestão de documentos produzidos ou recebidos pela Assembleia Legislativa de Minas Gerais (ALMG) ganha um novo reforço com a publicação da Deliberação 2.663, de 2017. A norma, publicada na última semana e em vigor a partir de 22 de setembro, cria a Política Arquivística Institucional, que visa garantir a preservação desses registros e instituir uma prática que garanta maior segurança e acesso a eles.

A novidade faz parte da ação estratégica Política Institucional de Gestão de Documentos, que integra as prioridades do biênio 2017-2019 do Direcionamento Estratégico da ALMG.

Entre outras definições, o texto estabelece novos procedimentos, como a elaboração do plano de classificação, institui e atualiza regras para a transferência, o recolhimento e a eliminação desses materiais, também chamados de documentos arquivísticos. Tratam-se de diretrizes para subsidiar ações relacionadas à produção, ao uso e à destinação desses documentos.

Os documentos arquivísticos englobam não apenas as informações em papel, mas também as gravadas em outros suportes, como CDs e fitas de vídeo. Todo esse conteúdo constitui evidência, prova e fonte de informação sobre as atividades desempenhadas pela instituição.

Sistema - Uma das novidades que a deliberação traz é a criação de uma estrutura para a gestão de documentos na instituição, denominada Sistema de Arquivos da Assembleia. Ele será coordenado pelo Comitê de Gestão Documental, criado em 2015, por meio da Deliberação 2.624, e contempla duas instâncias de arquivamento: a setorial e a centralizada.

Os arquivos setoriais são constituídos pelos conteúdos administrados e guardados pelos órgãos responsáveis por eles, em razão de sua vigência e de seu uso. Nessa etapa, diz-se que esses materiais estão em fase corrente. A intenção é que as áreas administrativas se envolvam para contribuir com a preservação adequada desses acervos, que precisam ser mantidos pela ALMG a médio e a longo prazo. 

Em uma outra etapa, chamada de fase intermediária, os documentos seguem para os arquivos centralizados, que são administrados pela Assembleia. Nesse estágio, eles aguardam destinação, que pode ser a eliminação ou a preservação em caráter definitivo, também chamada de guarda permanente.

Outra mudança promovida pela norma tem relação com o processo de eliminação. Até então, a cada processo era designado um grupo de trabalho para avaliação da documentação a ser eliminada. Com a deliberação, essa tarefa passará a ser feita pelo Comitê de Gestão Documental, que terá a participação de servidores dos setores responsáveis pelos arquivos a serem analisados.

Conheça mais sobre as fases ou idades documentais

• Corrente: período em que os documentos arquivísticos ficam armazenados nos órgãos responsáveis pelas atividades que os geraram, em razão de sua vigência e de seu uso para fins administrativos, legais e fiscais;
• Intermediária: período em que os documentos originários da fase corrente mantêm valores prescricionais e precaucionais e, por essa razão, aguardam destinação, até que possam ser eliminados ou recolhidos para guarda permanente;
• Permanente: armazenamento, em caráter definitivo, dos documentos originários da fase intermediária, visando à sua preservação, em função de seu valor informativo, probatório ou histórico.

Ações começaram a ser planejadas há dois anos

Assim como o comitê, outras ações para aprimorar a gestão dos documentos arquivísticos na Assembleia foram desenvolvidas nos últimos dois anos. Uma delas é a implantação do Arquivo Central, na Rua Curitiba, 2.002, em Belo Horizonte.

O local permite que a Assembleia tenha maior controle e facilidade na localização dos materiais, além de melhores condições de segurança. Além disso, possibilita a liberação de espaços nos setores que são utilizados para armazenar documentação.

Plano de classificação – Outra ação iniciada antes da publicação da norma foi o mapeamento da produção documental, que servirá de base para a elaboração do plano de classificação e da tabela de temporalidade e destinação.

O plano organizará por classes esse conjunto de documentos produzidos pela ALMG e permitirá a atualização da tabela de temporalidade, que já existe, mas não contempla todos os setores. É nela que constarão os prazos de guarda em cada fase de arquivamento, bem como sua destinação final.

Outros pontos – A norma também atualiza procedimentos relativos à destruição dos documentos, que deverá seguir regras de sustentabilidade. A eliminação indevida ficará sujeita a penalidades.

O que for recolhido para guarda permanente passará a ser considerado patrimônio documental da Assembleia e poderá ser acessado, consultado e divulgado conforme determinado na legislação pertinente.